Membaca bahasa Inggris formal yang padat: kontrak, kebijakan, laporan

Membaca bahasa Inggris formal itu sulit bukan karena kosakatanya yang langka, melainkan karena strukturnya yang padat: kalimat panjang, syarat yang bertumpuk, dan pengecualian yang diam-diam menyangkal apa yang disebutkan sebelumnya.

Temukan kerangka kalimat

Kalimat apa pun, sepanjang apa pun, memiliki subjek dan kata kerja utama. Temukan keduanya terlebih dahulu — semua sisanya menjadi hiasan yang bisa Anda kembali telusuri nanti.

Any party which, having given written notice under clause 8.2, fails to remedy the breach within thirty days shall be liable for costs.

Mari telanjangi: A party shall be liable for costs. Sekarang tambahkan syaratnya: pihak yang mana? Pihak yang sudah memberi notifikasi sesuai klausul 8.2 dan tidak memperbaiki pelanggaran dalam waktu tiga puluh hari.

Syarat, pengecualian, dan ruang lingkup penerapannya

Kesalahan paling umum dalam membaca teks formal adalah mengaitkan syarat ke tempat yang salah.

• provided that — memperkenalkan syarat yang harus dipenuhi.
• unless — menyangkal aturan sebelumnya.
• notwithstanding — "meskipun demikian"; klausul ini mengalahkan klausul lain.
• subject to — aturan ini dibatasi oleh aturan lain.
• save for / except as — memperkenalkan pengecualian.
• without prejudice to — ini tidak melemahkan hak lain.
• for the avoidance of doubt — klarifikasi, tetapi kadang perluasan yang disamarkan sebagai klarifikasi.

All fees are non-refundable, notwithstanding clause 5.

Artinya, klausul 5 kalah. "Notwithstanding X" selalu berarti X tidak berlaku di sini, dan ini berlawanan dengan kesan pertama kebanyakan pembaca.

Kata berhuruf kapital adalah definisi

Dalam kontrak, kata yang ditulis dengan huruf kapital bukanlah penekanan, melainkan istilah yang memiliki definisi, dan artinya ditetapkan di bagian lain dokumen, biasanya di klausul 1.

The Supplier shall deliver the Services to the Premises.

Services berarti persis apa yang tertulis di bagian definisi — ini bisa jauh lebih sempit atau jauh lebih luas daripada kata sehari-hari. Membaca kontrak tanpa memeriksa definisinya berarti membaca dokumen lain, bukan dokumen yang sedang Anda tanda tangani.

Kata-kata kecil yang menanggung beban utama

Frasa	Fungsinya
including but not limited to	daftarnya adalah contoh, bukan keseluruhan himpunan
including (tanpa keterangan)	bisa jadi daftar lengkap — ambigu, dan sering diperkarakan di pengadilan
and dalam daftar	semua syarat harus terpenuhi
or dalam daftar	cukup salah satu saja
and/or	salah satu atau keduanya sekaligus — sering sengaja dibuat ambigu
reasonable	tidak ditentukan, akan diputuskan seseorang nanti
material	cukup signifikan — ini juga tidak ditentukan
from time to time	kami bisa mengubahnya kapan pun kami mau

Justru reasonable, material, dan from time to time sering mengubah frasa yang terdengar tegas menjadi frasa yang sebenarnya terbuka.

Apa arti shall, may, dan must

Kata	Artinya dalam teks formal
shall	kewajiban (must)
may	izin, bukan tuntutan
must not	larangan
may not	ini juga larangan, bukan berarti "mungkin, mungkin tidak"
is entitled to	punya hak, tetapi bisa saja tidak menggunakannya
shall use reasonable endeavours	akan berusaha — tetapi tidak ada jaminan hasil

"The supplier may provide a replacement" memberi pilihan kepada pemasok. Seseorang yang membacanya sebagai janji sedang menyamakan hak dengan kewajiban.

Nominalisasi: kata kerja yang diubah menjadi kata benda

Bahasa Inggris formal menyembunyikan tindakan di dalam kata benda: the implementation of, the cancellation of, upon receipt of. Ubah kembali secara mental menjadi kata kerja — implement, cancel, receive — dan kalimatnya biasanya menjadi jelas.

Upon receipt of written notification, termination shall take effect.

→ When we receive written notice, the contract ends.

Rujukan silang

Dokumen formal bukanlah rantai, melainkan jaring. Subject to clause 12.3 berarti kalimat yang sedang Anda baca tidak lengkap sebelum Anda membaca klausul 12.3, dan klausul 12.3 sendiri bisa saja merujuk ke lampiran di bagian akhir.

Telusuri rantai itu sampai selesai sebelum memutuskan makna sebuah klausul. Dalam praktiknya: bacalah klausulnya, catat semua nomor yang disebutkan, bacalah nomor-nomor itu, lalu baca ulang klausul aslinya.

Latihan

Either party may terminate this agreement on sixty days' notice, provided that no termination shall take effect during an active project phase, save where the other party is in material breach.

Tiga lapisan: hak untuk mengakhiri (dengan pemberitahuan 60 hari) → dibatasi oleh syarat (tidak selama fase aktif proyek) → memiliki pengecualiannya sendiri (kecuali pihak lain melakukan pelanggaran material). Artinya, biasanya tidak boleh diakhiri selama fase aktif — tetapi boleh, jika mitra melakukan pelanggaran material.

Apa yang harus dibaca dari kebijakan yang tidak mungkin dibaca seluruhnya

Tidak ada yang membaca teks lengkap perjanjian pengguna. Penyaringan yang bisa dipertanggungjawabkan:

1. Untuk apa saya setuju membayar, dan kapan ini diperpanjang?
2. Bagaimana cara membatalkan, dan berapa lama sebelumnya harus memberi tahu?
3. Apa yang terjadi pada data / jaminan / pekerjaan saya?
4. Apa yang bisa mereka ubah secara sepihak? (Carilah from time to time, at our discretion)
5. Di mana sengketa diselesaikan? (yurisdiksi, arbitrase)

Lima pencarian, lima menit — dan ini mencakup hampir semua hal yang bisa saja salah dalam praktiknya.

Bahasa Inggris formal itu tepat, bukan bertele-tele. Setiap provided that dan material menanggung bobotnya sendiri, dan kepadatan di sini bukan kebetulan: kalimatnya panjang karena setiap catatan mempersempit kewajiban. Mempelajari cara membacanya dengan cepat itu mustahil — tidak ada apa pun di sini yang bisa dilewati begitu saja. Pendekatannya bukan mempercepat, melainkan menganalisis lapis demi lapis.

Uji diri Anda

Tes di bawah ini berisi kutipan-kutipan formal. Perhatikan syaratnya dengan cermat: pengecualian lebih penting daripada aturannya sendiri.