Toàn bộ dải văn phong: từ trang trọng đến thân mật

Trình độ C1 là kiểm soát văn phong trong một tin nhắn. Trình độ C2 là chuyển trôi chảy giữa các văn phong — và khó hơn nữa, là xác định văn phong mà một tình huống đòi hỏi khi không ai nói thẳng ra.

Một nội dung, bốn phiên bản

Pháp lý-trang trọng: Should the client fail to remit payment within thirty days, the agreement shall be terminated.

Trang trọng-công việc: If payment isn't received within thirty days, we'll have to end the agreement.

Trung tính: If they don't pay within a month, we'll cancel.

Hội thoại hằng ngày: No payment in a month and we're done.

Cả bốn phiên bản đều là tiếng Anh tốt và đúng. Hạn chế là nếu chỉ nắm được một trong số đó.

Cách đọc tình huống

Văn phong không được tuyên bố — nó được nhận ra từ các dấu hiệu. Hãy chú ý những điều sau:

• Cách chào. Sự khác biệt giữa Dear Dr Weiss, Hi Sofia và Sofia —.
• Dạng rút gọn. Sự có mặt của chúng cũng cho phép bạn dùng chúng.
• Độ dài câu. Cụm ngắn gọn, dồn nén mời bạn làm điều tương tự.
• Emoji và dấu chấm than. Tín hiệu mạnh của kênh thân mật.
• Kênh giao tiếp. Slack không phải email, email không phải hợp đồng.

Trong lời nói, dải rộng hơn trong văn viết

Văn phong trong văn viết về cơ bản gồm từ vựng và ngữ pháp. Lời nói thêm ngữ điệu và cấu trúc, và đầu thân mật thường vượt xa những gì người học quen nói:

Lời nói trang trọng	Lời nói hằng ngày
I am going to have to leave.	I'm gonna have to head off.
Do you want to…?	D'you wanna…? / Fancy…?
That is not correct.	Nah, that's not right.
I do not know.	Dunno.
câu đầy đủ	câu cụt: Coffee? — Please.

Bạn không cần tự nói cột bên phải. Nhưng hiểu nó là bắt buộc: đồng nghiệp nói chuyện với nhau đúng như vậy. Người chỉ từng nghe tiếng Anh chỉn chu sẽ không sẵn sàng cho cuộc trò chuyện phiếm ở căng-tin lúc chín giờ sáng.

Hài hước cũng là một phần của văn phong

Đặc biệt ở các nhóm người Anh và Úc: tự trêu nhẹ và đùa cợt báo hiệu sự thân mật và sự chấp nhận, không phải sự thô lỗ.

• I've clearly no idea what I'm doing, but…
• Well, that went about as well as expected.
• Nếu đồng nghiệp đùa với bạn, điều đó báo hiệu sự chấp nhận hơn là thù địch.

Chiến lược an toàn là học cách đón nhận điều này một cách ấm áp trước, và chỉ sau đó mới thử tự tạo trò đùa: cười và tỏ ra ủng hộ không thiệt gì, còn một câu đùa thất bại trong ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ có thể rất đắt giá.

Chủ động đổi văn phong trong một cuộc trò chuyện

Người nói có kinh nghiệm cố ý đổi văn phong để tạo hiệu ứng:

The data is unambiguous: adoption has fallen every quarter since launch. Basically, it isn't working.

Câu trang trọng xây dựng uy tín, còn câu hằng ngày truyền đạt ý chính. Sự tương phản có chủ ý là kỹ thuật tu từ; thất bại chỉ xảy ra khi điều đó diễn ra vô ý.

Hạ văn phong để gần gũi hơn

Chuyển sang văn phong thoải mái hơn báo hiệu sự tự tin. Hãy làm dần dần và có đi có lại:

Best regards → Best → Thanks → Cheers

Hãy hạ văn phong sau khi đối phương làm vậy, không phải trước. Tự mình khơi mào sự gần gũi với khách hàng hoặc một liên hệ mới có chức vụ cao có thể nghe quá tự tin.

Nâng văn phong khi mức độ rủi ro tăng

Văn phong lại tăng lên khi một việc trở nên nghiêm trọng: khiếu nại, ghi nhận chính thức, hoặc bất cứ thứ gì có thể bị chuyển tiếp hay đưa ra sau này.

(thường ngày) Hey — can we push the deadline?

(để ghi nhận chính thức) I'd like to formally request an extension to the delivery date, for the reasons set out below.

Người chuyên nghiệp có kinh nghiệm tự động nâng văn phong khi cảm nhận rằng thư từ đang biến thành tài liệu.

Cũng hãy để ý chiều ngược lại: đồng nghiệp viết trang trọng hơn thường lệ đang truyền đạt điều gì đó — sự bất mãn, hoặc rằng cuộc trao đổi này giờ đang được ghi nhận chính thức. Khả năng đọc ra sự dịch chuyển như vậy hữu ích không kém khả năng tự làm.

Khi nào lỗi văn phong tốn kém

Không phải lỗi nào cũng như nhau:

Lỗi	Cái giá
quá trang trọng với đồng nghiệp	nhỏ — đọc như xa cách
quá thoải mái với khách hàng mới	cụ thể — đọc như thiếu chuyên nghiệp
ngôn ngữ thoải mái trong tài liệu sẽ được chuyển tiếp	cụ thể — bạn không kiểm soát được ai sẽ đọc tiếp theo
quá trang trọng trong chat công việc	nhỏ, nhưng đọc như lời phàn nàn ngầm
đùa cợt trong thư từ liên văn hóa	cao — ngữ điệu mất đi khi chuyển tiếp

Cần nhớ sự bất đối xứng này: sai về phía thân mật tốn kém hơn, vì sự thân mật tuyên bố một mối quan hệ nhất định, và khôi phục sự gần gũi đã được tuyên bố mà thực ra chưa có khó hơn nhiều so với xóa đi một ấn tượng lạnh nhẹ.

Dấu hiệu của sự thông thạo trình độ C2

Dấu hiệu rõ nhất của sự thông thạo văn phong ở trình độ C2 không phải khả năng viết cực kỳ trang trọng, mà là không bị kẹt ở một chỗ: bạn có thể viết một điều khoản hợp đồng, một tin nhắn Slack, và một email khó gửi lãnh đạo cấp cao — mỗi cái đúng với văn phong cần thiết.

Điều quan trọng là dải, không phải đỉnh. Nhiều người học trình độ cao viết văn bản trang trọng rất tốt, nhưng không viết nổi tin nhắn hai dòng tự nhiên trên Slack — trong khi đó mới là văn phong họ cần bốn mươi lần mỗi ngày. Sự trang trọng không phải đỉnh của một chiếc thang mà chỉ là một đầu của dải; thông thạo nghĩa là với tới được cả hai đầu một cách có ý thức.

Tự kiểm tra

Bài kiểm tra bên dưới yêu cầu bạn xác định văn phong cần thiết — mọi lựa chọn đều là tiếng Anh tốt và đúng.