كيف تكتبون رسالة عمل بالإنجليزية
البنية والعبارات التي تجعل الرسالة مهذّبة ومهنية — تحيات وطلبات وخواتيم يمكن استخدامها فورًا.
رسالة العمل تتبع بنية متوقَّعة. وما إن تستوعبوا هذه البنية وبضع عبارات جاهزة، حتى تتوقف كتابة الرسائل عن أن تكون مصدر توتر.
البنية
- التحية
- سبب الكتابة
- الطلب الرئيسي أو المعلومة
- الختام المهذّب
- التوقيع
0. عنوان الرسالة
قبل كل شيء: اذكروا الجوهر، وإن كان المطلوب إجراءً فضعوه في العنوان.
- ✅ Invoice 4821 — payment query
- ✅ Friday's meeting — moved to 11:00
- 🚫 Question · 🚫 Hello · 🚫 Urgent!!
1. التحية
- Dear Mr. Smith, (رسمية، إن كنتم تعرفون الاسم)
- Dear Sir or Madam, (رسمية، إن كنتم لا تعرفونه)
- Hi Sarah, (ودّية لكنها مهنية، حين تعرفون بعضكم)
والعربية تبدأ الرسائل الرسمية غالبًا بمقدمة طويلة من التحيات والدعاء — أما الإنجليزية فتنتقل بعد سطر التحية إلى الموضوع مباشرة.
2. سبب الكتابة
ادخلوا في الموضوع بسرعة وبأدب.
- I'm writing to ask about...
- I'm reaching out regarding...
- I wanted to follow up on...
3. الطلب المهذّب
الأوامر المباشرة تبدو فظّة في الرسائل الإنجليزية — لطّفوا الطلبات بهذه التراكيب.
❌ Send me the report. ✅ Could you please send me the report? ✅ Would it be possible to get the report by Friday?
كلما طالت الصياغة قُرئت أكثر تهذيبًا:
| المباشرة | العبارة |
|---|---|
| محايدة | Could you send me…? |
| مهذّبة | Would you be able to send me…? |
| مهذّبة جدًا | I was wondering whether you might be able to… |
| حازمة لكن لائقة | Could you send this by Thursday, please? I need it for the review. |
السطر الأخير مهم: سبب الموعد بالذات هو ما يجعل الحزم مقبولًا لا مزعجًا.
4. نقل المعلومة بوضوح
- Please find attached...
- As discussed, here's...
- Just to confirm, the meeting is at 3 PM.
- For your reference, …
- To summarise: … — ثم قائمة. الفقرات الطويلة لا تُقرأ في بريد العمل.
5. الختام المهذّب
- Please let me know if you have any questions.
- Looking forward to hearing from you.
- Thanks in advance for your help.
6. التوقيع
| الرسمية | التوقيع |
|---|---|
| رسمي جدًا | Yours sincerely, |
| مهني معتاد | Best regards, |
| غير رسمي قليلًا | Best, / Thanks, |
التذكير
تذكّر الإنجليزية بلطف في المرة الأولى وبتحديد في الثانية:
- Just following up on my email below.
- I wanted to check whether you'd had a chance to look at this.
- Sorry to chase, but I need an answer by Friday to keep this on track.
- Apologies if this has crossed with your reply.
Sorry to chase صيغة معتادة تتيح الإلحاح دون قلة أدب.
الرفض في الرسالة
- Unfortunately, I won't be able to…
- I'm afraid that isn't something we can do.
- Much as I'd like to, I don't have the capacity this month.
- Would an alternative work — could we…?
البديل المقترح بالذات هو ما يمنع الرفض من أن يبدو بابًا مغلقًا.
الاعتذار في الرسالة
- Apologies for the delay in getting back to you.
- Sorry for the confusion — that was my mistake.
- Thank you for your patience. (أفضل من الاعتذار للمرة الثالثة)
اعتذار واحد يبدو مهنيًا؛ وثلاثة في رسالة واحدة تبدو قلقًا.
تفاصيل تقنية يُخطأ فيها
- Reply all — فقط إن احتاج الجميع إلى الرد. هذا أكثر ما يزعج في المكاتب.
- CC — للعلم، دون انتظار إجراء. وBCC — تخفي المستلمين؛ للمراسلات الواسعة، لا لإشراك أحد خفيةً.
- المرفقات — اذكروها في النص (Please find attached…) وأرفقوا الملف قبل أن تكتبوا الرسالة.
- إعادة التوجيه — راجعوا المراسلة في الأسفل: قد يكون فيها ما لا ينبغي أن يراه القارئ الجديد.
مستوى اللغة يحدّده السطر الأول ويجب أن يستمر حتى الأخير. Dear Ms Chen مع ختام cheers تُقرأ إهمالًا — وكذلك القالب الرسمي المرسل إلى زميل يرد بسطرين. القاعدة الأكثر أمانًا: طابقوا رسمية آخر رسالة وصلتكم من هذا الشخص.
نجمع كل شيء
Dear Ms. Chen,
I'm writing to follow up on the proposal we discussed last week. Could you please confirm whether the budget has been approved?
Please let me know if you need anything else from my side.
Best regards,
Alex
وبعد أسبوع — تذكير:
Hi Ms. Chen,
Sorry to chase — just following up on the below. We'd need confirmation by Friday to start on schedule.
Happy to jump on a quick call if that's easier.
Best,
Alex
البنية نفسها، أقصر، مع سبب الموعد واقتراح يسهّل الموافقة.
اختبروا أنفسكم
يتحقق الاختبار أدناه من قدرتكم على اختيار العبارة التي تبدو مهنية، لا الصحيحة نحويًا فحسب.