So schreiben Sie eine professionelle E-Mail auf Englisch
Aufbau und Formulierungen, die eine E-Mail höflich und professionell machen – Anreden, Bitten und Schlussformeln, die Sie sofort verwenden können.
Eine professionelle E-Mail folgt einem vorhersehbaren Aufbau. Sobald Sie diesen Aufbau und ein paar feste Formulierungen beherrschen, hört das Schreiben von E-Mails auf, Stress zu bedeuten. Gute Nachricht für Deutschsprachige: Die vertrauten Formeln haben ihre Gegenstücke („Sehr geehrte Damen und Herren“ – Dear Sir or Madam; „Mit freundlichen Grüßen“ – Best regards), und englische E-Mails sind in der Regel kürzer und weniger steif als die deutsche Geschäftspost. Der größte Unterschied liegt woanders: im Ton der Bitten.
Aufbau
- Anrede
- Anlass der E-Mail
- Bitte oder Hauptinformation
- Höflicher Schluss
- Grußformel
0. Der Betreff
Vor allem: Nennen Sie den Inhalt, und wenn eine Handlung nötig ist, schreiben Sie sie in den Betreff.
- ✅ Invoice 4821 — payment query
- ✅ Friday's meeting — moved to 11:00
- 🚫 Question · 🚫 Hello · 🚫 Urgent!!
1. Anrede
- Dear Mr. Smith, (förmlich, wenn Sie den Namen kennen; „Sehr geehrter Herr Smith,“)
- Dear Sir or Madam, (förmlich, wenn Sie ihn nicht kennen; „Sehr geehrte Damen und Herren,“)
- Hi Sarah, (vertraut, aber noch professionell, wenn man sich schon kennt)
Zwei Kleinigkeiten: Dear ist im Englischen eine nüchterne Anrede und kein Zeichen von Zuneigung wie das deutsche „Liebe Frau Chen“, das schon vertraut klingt. Und nach der Anrede mit Komma beginnt der Text im Englischen mit einem Großbuchstaben, nicht klein wie im Deutschen.
2. Anlass der E-Mail
Kommen Sie zügig und höflich zur Sache.
- I'm writing to ask about...
- I'm reaching out regarding...
- I wanted to follow up on...
3. Höfliche Bitte
Direkte Befehle klingen in englischen E-Mails schroff – mildern Sie Bitten mit diesen Konstruktionen. Das Deutsche ist hier toleranter: „Bitte senden Sie mir den Bericht“ ist im Deutschen ganz höflich, während das englische Please send me the report schon knapp wirkt.
❌ Send me the report. ✅ Could you please send me the report? ✅ Would it be possible to get the report by Friday?
Je länger die Formel, desto höflicher klingt sie:
| Grad der Direktheit | Satz |
|---|---|
| neutral | Could you send me…? |
| höflich | Would you be able to send me…? |
| sehr höflich | I was wondering whether you might be able to… |
| bestimmt, aber korrekt | Could you send this by Thursday, please? I need it for the review. |
Die letzte Zeile ist wichtig: Gerade der Grund für die Frist macht die Bestimmtheit akzeptabel und nicht aufdringlich.
4. Informationen klar übermitteln
- Please find attached...
- As discussed, here's...
- Just to confirm, the meeting is at 3 PM.
- For your reference, …
- To summarise: … — danach eine Liste. Lange Absätze werden in Arbeits-E-Mails nicht gelesen.
5. Höflicher Schluss
- Please let me know if you have any questions.
- Looking forward to hearing from you.
- Thanks in advance for your help.
6. Grußformel
| Förmlichkeit | Grußformel |
|---|---|
| Sehr förmlich | Yours sincerely, |
| Professioneller Standard | Best regards, |
| Etwas vertraut | Best, / Thanks, |
„Mit freundlichen Grüßen“ entspricht Best regards (oder Kind regards), „Viele Grüße“ eher Best,. Die Abkürzung „MfG“ gibt es im Englischen nicht.
So fassen Sie nach
Das Englische erinnert beim ersten Mal sanft und beim zweiten Mal genau:
- Just following up on my email below.
- I wanted to check whether you'd had a chance to look at this.
- Sorry to chase, but I need an answer by Friday to keep this on track.
- Apologies if this has crossed with your reply.
Sorry to chase ist eine Standardformel, mit der man hartnäckig sein kann, ohne unhöflich zu wirken.
So lehnen Sie in einer E-Mail etwas ab
- Unfortunately, I won't be able to…
- I'm afraid that isn't something we can do.
- Much as I'd like to, I don't have the capacity this month.
- Would an alternative work — could we…?
Gerade die angebotene Alternative verhindert, dass die Absage wie eine geschlossene Tür klingt.
So entschuldigen Sie sich in einer E-Mail
- Apologies for the delay in getting back to you.
- Sorry for the confusion — that was my mistake.
- Thank you for your patience. (besser, als sich zum dritten Mal zu entschuldigen)
Eine Entschuldigung wirkt professionell; drei in derselben E-Mail beunruhigen.
Technische Details, an denen man oft scheitert
- Reply all – nur, wenn die Antwort für alle nötig ist. Das ist das häufigste Büroärgernis.
- CC – zur Information, ohne dass eine Handlung erwartet wird (deutsch „Kopie“). BCC – verbirgt die Empfänger; dient Massenversand, nicht dazu, jemanden heimlich mitlesen zu lassen (deutsch „Blindkopie“).
- Anhänge – erwähnen Sie sie im Text (Please find attached…) und fügen Sie die Datei an, bevor Sie die E-Mail schreiben.
- Weiterleiten – lesen Sie den bisherigen Verlauf noch einmal: Dort kann etwas stehen, das die neue Leserin oder der neue Leser nicht sehen sollte.
Das Register wird von der ersten Zeile bestimmt und muss bis zur letzten gehalten werden. Dear Ms Chen mit einem Schluss auf cheers liest sich wie ein Versehen – ebenso eine amtliche Vorlage, die an eine Kollegin geschickt wird, die in zwei Zeilen antwortet. Die sicherste Regel: Richten Sie sich nach der Förmlichkeit der letzten E-Mail, die Sie von dieser Person erhalten haben.
Alles zusammen
Dear Ms. Chen,
I'm writing to follow up on the proposal we discussed last week. Could you please confirm whether the budget has been approved?
Please let me know if you need anything else from my side.
Best regards,
Alex
Und eine Woche später die Erinnerung:
Hi Ms. Chen,
Sorry to chase — just following up on the below. We'd need confirmation by Friday to start on schedule.
Happy to jump on a quick call if that's easier.
Best,
Alex
Derselbe Aufbau, kürzer, mit dem Grund für die Frist und einem Vorschlag, der das Ja erleichtert.
Prüfen Sie, was Sie gelesen haben
Der Test unten prüft, ob Sie den Satz wählen können, der professionell klingt – und nicht nur den, der grammatisch korrekt ist.