Cara Menulis Surel Bisnis dalam Bahasa Inggris
Struktur dan frasa yang membuat surel terasa sopan dan profesional — sapaan, permintaan, dan penutup yang siap digunakan langsung.
Surel bisnis mengikuti struktur yang dapat diprediksi. Begitu Anda menguasai struktur ini beserta beberapa frasa siap pakai, menulis surel tidak lagi terasa membuat stres.
Struktur
- Sapaan
- Alasan menulis
- Permintaan atau informasi utama
- Penutup yang sopan
- Tanda tangan
0. Subjek surel
Yang pertama: sebutkan intinya, dan jika ada tindakan yang dibutuhkan — cantumkan itu di subjek.
- ✅ Invoice 4821 — payment query
- ✅ Friday's meeting — moved to 11:00
- 🚫 Question · 🚫 Hello · 🚫 Urgent!!
1. Sapaan
- Dear Mr. Smith, (formal, jika Anda tahu namanya)
- Dear Sir or Madam, (formal, jika Anda tidak tahu namanya)
- Hi Sarah, (ramah, tetapi tetap profesional, jika Anda saling mengenal)
2. Alasan menulis
Sampaikan intinya dengan cepat dan sopan.
- I'm writing to ask about...
- I'm reaching out regarding...
- I wanted to follow up on...
3. Permintaan yang sopan
Perintah langsung terdengar kasar dalam surel berbahasa Inggris — lunakkan permintaan Anda dengan struktur berikut.
❌ Send me the report. ✅ Could you please send me the report? ✅ Would it be possible to get the report by Friday?
Semakin panjang sebuah frasa, semakin sopan bunyinya:
| Tingkat keterusterangan | Frasa |
|---|---|
| netral | Could you send me…? |
| sopan | Would you be able to send me…? |
| sangat sopan | I was wondering whether you might be able to… |
| tegas, tetapi tepat | Could you send this by Thursday, please? I need it for the review. |
Baris terakhir penting: alasan tenggat waktu yang konkret membuat ketegasan ini terasa wajar, bukan menjengkelkan.
4. Menyampaikan informasi dengan jelas
- Please find attached...
- As discussed, here's...
- Just to confirm, the meeting is at 3 PM.
- For your reference, …
- To summarise: … — lalu dilanjutkan dalam bentuk daftar. Surel kerja jarang dibaca jika berbentuk paragraf panjang.
5. Penutup yang sopan
- Please let me know if you have any questions.
- Looking forward to hearing from you.
- Thanks in advance for your help.
6. Tanda tangan
| Tingkat formalitas | Tanda tangan |
|---|---|
| Sangat formal | Yours sincerely, |
| Bisnis standar | Best regards, |
| Sedikit informal | Best, / Thanks, |
Mengingatkan kembali
Dalam bahasa Inggris, pengingat pertama bersifat lembut, sementara yang kedua lebih konkret:
- Just following up on my email below.
- I wanted to check whether you'd had a chance to look at this.
- Sorry to chase, but I need an answer by Friday to keep this on track.
- Apologies if this has crossed with your reply.
Sorry to chase adalah rumusan standar yang memungkinkan Anda bersikap tegas tanpa terkesan kasar.
Menolak dalam surel
- Unfortunately, I won't be able to…
- I'm afraid that isn't something we can do.
- Much as I'd like to, I don't have the capacity this month.
- Would an alternative work — could we…?
Alternatif yang ditawarkan secara konkret membuat penolakan tidak terdengar seperti pintu yang tertutup rapat.
Meminta maaf dalam surel
- Apologies for the delay in getting back to you.
- Sorry for the confusion — that was my mistake.
- Thank you for your patience. (lebih baik daripada meminta maaf untuk ketiga kalinya)
Satu permintaan maaf terdengar profesional; tiga kali dalam satu surel yang sama justru mengkhawatirkan.
Detail teknis yang sering salah
- Reply all — hanya jika balasan memang dibutuhkan oleh semua orang. Ini adalah gangguan kantor yang paling sering terjadi.
- CC — untuk informasi, tidak mengharapkan tindakan. BCC — menyembunyikan penerima; digunakan untuk pengiriman massal, bukan untuk menambahkan seseorang secara diam-diam.
- Lampiran — sebutkan dalam teks (Please find attached…) dan lampirkan berkas sebelum menulis surel.
- Meneruskan surel — periksa riwayat percakapan di bawahnya: mungkin ada sesuatu yang tidak seharusnya dilihat oleh pembaca baru.
Register ditentukan pada baris pertama dan harus dipertahankan hingga baris terakhir. Memulai dengan Dear Ms Chen lalu mengakhiri dengan cheers terkesan tidak peduli — begitu pula template formal yang dikirim kepada rekan kerja yang biasa membalas dengan dua baris. Aturan yang paling dapat diandalkan: sesuaikan dengan tingkat formalitas surel terakhir yang Anda terima dari orang tersebut.
Menggabungkan semuanya
Dear Ms. Chen,
I'm writing to follow up on the proposal we discussed last week. Could you please confirm whether the budget has been approved?
Please let me know if you need anything else from my side.
Best regards,
Alex
Dan setelah satu minggu berlalu — sebuah pengingat:
Hi Ms. Chen,
Sorry to chase — just following up on the below. We'd need confirmation by Friday to start on schedule.
Happy to jump on a quick call if that's easier.
Best,
Alex
Struktur yang sama persis, lebih singkat, dengan alasan tenggat waktu dan tawaran yang memudahkan kesepakatan.
Uji diri Anda
Tes di bawah ini menguji kemampuan Anda memilih frasa yang terdengar profesional, bukan sekadar benar secara tata bahasa.