Panggilan Telepon dan Surel Sederhana dalam Bahasa Inggris

Komunikasi kerja dasar mengikuti skenario tertentu. Kuasai skenario itu, dan Anda akan mudah menangani sebagian besar panggilan dan surel sehari-hari.

Menjawab panggilan

• Hello, this is Anna speaking.
• Good morning, ABC Company, how can I help you?

Perhatikan: dalam bahasa Inggris di telepon digunakan this is, bukan «I am». This is Anna.

Melakukan panggilan

• Hello, could I speak to Mr Brown, please?
• This is Anna from ABC Company.
• I'm calling about the invoice.

Ketika ada masalah

• Sorry, could you repeat that?
• Could you speak a little more slowly, please?
• The line is bad — I can't hear you.
• Could you hold for a moment?

Meminta pengulangan adalah hal yang normal dan profesional. Berpura-pura paham padahal tidak, tidak demikian.

Cara mengeja huruf dan angka

Justru saat berbicara di telepon, detail sering hilang, sehingga bahasa Inggris memiliki rumus siap pakai untuk mengonfirmasinya.

• How do you spell that? · Could you spell your surname for me?
• That's P for Papa, E for Echo… — mengucapkan setiap huruf dengan sebuah kata adalah hal yang sepenuhnya normal.
• Let me read that back to you: 0-7-9-0…
• Sorry, was that fifteen or fifty?

Nomor telepon diucapkan digit demi digit: nol dibaca oh, angka yang berulang dibaca double: oh-seven-nine-double four.

Menerima pesan

• I'm afraid he's not available at the moment.
• Would you like to leave a message?
• Could you ask him to call me back?
• Can I take your name and number?

Meninggalkan pesan suara

Sampaikan dalam empat bagian berikut, dengan urutan yang sama persis — nama, alasan, nomor, tindakan:

Hi, this is Anna from ABC Company. I'm calling about Friday's delivery. Could you call me back on 020 7946 0055? Thanks.

Ucapkan nomor telepon dengan perlahan, dan jika itu penting — ulangi dua kali.

Mengakhiri percakapan

• Thank you for your help.
• Thanks, goodbye.
• I'll send that over this afternoon. (mengonfirmasi langkah berikutnya sebelum menutup telepon)

Surel kerja singkat

Surel juga disusun dengan sesederhana ini:

Subject: Meeting on Friday

Hi Tom,

Just a quick note to confirm our meeting on Friday at 10:00.

Please let me know if that still works for you.

Best regards,

Anna

Tiga bagian: untuk apa Anda menulis → detailnya → apa yang dibutuhkan dari penerima.

Sapaan dan tanda tangan

Ambil pasangan dari satu register yang sama: sapaan formal yang dipasangkan dengan tanda tangan informal akan terkesan ceroboh.

Situasi	Sapaan	Tanda tangan
rekan kerja yang dikenal	Hi Tom,	Thanks, · Best,
orang yang tidak dikenal	Dear Tom,	Best regards,
formal, nama tidak diketahui	Dear Sir or Madam,	Yours faithfully,

Satu hal lagi: subjek surel harus menyebutkan intinya — Meeting on Friday, bukan Question atau Hello.

Frasa singkat yang berguna

• Just a quick note to... — untuk pesan singkat.
• Please find attached... — saat mengirim berkas.
• Let me know if... — untuk meminta balasan.
• Thanks in advance. — ucapan terima kasih di muka atas bantuan.
• Sorry for the slow reply. — jika Anda membalas setelah beberapa hari.
• As discussed, … — merujuk pada percakapan sebelumnya.

Ulangi kembali segala sesuatu yang memerlukan tindak lanjut. Waktu, angka, nama, dan alamat adalah hal pertama yang hilang dalam bahasa asing, sementara mengulanginya dengan lisan hanya memakan waktu tiga detik: So that's Thursday at ten, at your office? Belum ada seorang pun yang dianggap kurang kompeten karena mengonfirmasi ulang.

Panggilan sederhana

A: Good morning, ABC Company.

B: Hello, could I speak to Mr Brown, please? This is Anna from Delta.

A: I'm afraid he's in a meeting. Would you like to leave a message?

B: Could you ask him to call me back? It's about Friday's delivery.

A: Of course. Can I take your number?

B: It's 020 7946 0055. Let me read that back — oh-two-oh, seven-nine-four-six, double oh double five.

Setiap frasa di sini diambil dari daftar-daftar di atas, dan seluruh panggilan ini hanya berlangsung dua puluh detik.

Uji diri Anda

Tes di bawah ini mencakup frasa yang muncul di hampir setiap panggilan dan surel sehari-hari.