기본적인 업무 소통은 정해진 각본을 따라가요. 그 각본을 익혀두면 — 일상적인 통화와 이메일 대부분을 쉽게 다룰 수 있어요.
전화를 받을 때
- Hello, this is Anna speaking.
- Good morning, ABC Company, how can I help you?
주목하세요: 영어는 전화 통화에서 this is라고 해요, "I am"이 아니에요. This is Anna.
직접 전화를 걸 때
- Hello, could I speak to Mr Brown, please?
- This is Anna from ABC Company.
- I'm calling about the invoice.
문제가 생겼을 때
- Sorry, could you repeat that?
- Could you speak a little more slowly, please?
- The line is bad — I can't hear you.
- Could you hold for a moment?
다시 말해달라고 부탁하는 건 자연스럽고 전문적이에요. 짐작만 하고 이해 못 한 채 넘어가는 건 그렇지 않고요.
철자와 숫자를 불러주는 법
전화로는 세부 사항이 특히 잘 사라져서, 영어에는 그걸 확인하는 정해진 표현들이 있어요.
- How do you spell that? · Could you spell your surname for me?
- That's P for Papa, E for Echo… — 각 글자를 단어로 말하는 건 완전히 자연스러워요.
- Let me read that back to you: 0-7-9-0…
- Sorry, was that fifteen or fifty?
전화번호는 숫자를 하나씩 읽어요: 0은 oh, 반복되는 숫자는 double: oh-seven-nine-double four.
메시지를 받을 때
- I'm afraid he's not available at the moment.
- Would you like to leave a message?
- Could you ask him to call me back?
- Can I take your name and number?
음성 메시지 남기기
정확히 이 순서로 네 가지를 담으세요 — 이름, 이유, 번호, 요청 사항:
Hi, this is Anna from ABC Company. I'm calling about Friday's delivery. Could you call me back on 020 7946 0055? Thanks.
번호는 천천히 말하고, 중요하다면 두 번 반복하세요.
대화 마무리하기
- Thank you for your help.
- Thanks, goodbye.
- I'll send that over this afternoon. (전화를 끊기 전에 다음 단계를 확인해요)
짧은 업무 이메일
이메일도 이렇게 간단하게 구성돼요:
Subject: Meeting on Friday
Hi Tom,
Just a quick note to confirm our meeting on Friday at 10:00.
Please let me know if that still works for you.
Best regards,
Anna
세 부분: 왜 쓰는지 → 세부 사항 → 상대에게 필요한 것.
호칭과 서명
한 쌍은 한 세트로 쓰세요: 격식체 호칭에 편한 서명이 붙으면 어울리지 않아요.
| 상황 | 호칭 | 서명 |
|---|---|---|
| 친한 동료 | Hi Tom, | Thanks, · Best, |
| 잘 모르는 사람 | Dear Tom, | Best regards, |
| 격식체, 이름을 모를 때 | Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, |
한 가지 더: 이메일 제목은 내용을 알려줘야 해요 — Meeting on Friday처럼요, Question이나 Hello가 아니라요.
유용한 짧은 표현들
- Just a quick note to... — 짧은 메시지를 시작할 때.
- Please find attached... — 파일을 보낼 때.
- Let me know if... — 답을 요청할 때.
- Thanks in advance. — 미리 감사를 표할 때.
- Sorry for the slow reply. — 며칠 뒤에 답장할 때.
- As discussed, … — 이전 대화를 언급할 때.
조치가 필요한 내용은 전부 다시 확인하세요. 시간, 숫자, 이름, 주소는 외국어에서 가장 먼저 사라지는 것들이고, 소리 내어 다시 확인하는 건 3초밖에 안 걸려요: So that's Thursday at ten, at your office? 아직 아무도 이렇게 확인했다고 해서 무능해 보인 적은 없어요.
간단한 통화
A: Good morning, ABC Company.
B: Hello, could I speak to Mr Brown, please? This is Anna from Delta.
A: I'm afraid he's in a meeting. Would you like to leave a message?
B: Could you ask him to call me back? It's about Friday's delivery.
A: Of course. Can I take your number?
B: It's 020 7946 0055. Let me read that back — oh-two-oh, seven-nine-four-six, double oh double five.
여기 나오는 표현은 전부 위 목록에서 왔고, 통화 전체는 20초밖에 안 걸려요.
스스로 확인해 보세요
아래 퀴즈는 거의 모든 일상적인 통화와 이메일에서 마주치는 표현들을 다뤄요.