Como escrever um e-mail profissional em inglês
A estrutura e as frases que fazem um e-mail soar educado e profissional — saudações, pedidos e encerramentos que você pode usar imediatamente.
Um e-mail profissional segue uma estrutura previsível. Assim que você dominar essa estrutura e algumas frases prontas, escrever e-mails deixará de ser estressante.
Estrutura
- Saudação
- Motivo do e-mail
- Pedido ou informação principal
- Encerramento educado
- Assinatura
0. O assunto do e-mail
Antes de tudo: indique o conteúdo, e se for necessária uma ação, inclua-a no assunto.
- ✅ Invoice 4821 — payment query
- ✅ Friday's meeting — moved to 11:00
- 🚫 Question · 🚫 Hello · 🚫 Urgent!!
1. Saudação
- Dear Mr. Smith, (formal, se você conhece o nome)
- Dear Sir or Madam, (formal, se você não o conhece)
- Hi Sarah, (próximo, mas ainda profissional, quando vocês já se conhecem)
2. Motivo do e-mail
Vá direto ao ponto com rapidez e educação.
- I'm writing to ask about...
- I'm reaching out regarding...
- I wanted to follow up on...
3. Pedido educado
Ordens diretas soam bruscas em e-mails em inglês — suavize os pedidos com estas construções.
❌ Send me the report. ✅ Could you please send me the report? ✅ Would it be possible to get the report by Friday?
Quanto mais longa a fórmula, mais educada soa:
| Grau de diretividade | Frase |
|---|---|
| neutro | Could you send me…? |
| educado | Would you be able to send me…? |
| muito educado | I was wondering whether you might be able to… |
| firme, mas correto | Could you send this by Thursday, please? I need it for the review. |
A última linha é importante: é justamente o motivo do prazo que faz a firmeza soar aceitável e não insistente.
4. Transmitir informação com clareza
- Please find attached...
- As discussed, here's...
- Just to confirm, the meeting is at 3 PM.
- For your reference, …
- To summarise: … — e a seguir uma lista. Parágrafos longos não são lidos no e-mail de trabalho.
5. Encerramento educado
- Please let me know if you have any questions.
- Looking forward to hearing from you.
- Thanks in advance for your help.
6. Assinatura
| Formalidade | Assinatura |
|---|---|
| Muito formal | Yours sincerely, |
| Padrão profissional | Best regards, |
| Um pouco informal | Best, / Thanks, |
Como lembrar algo pendente
O inglês lembra com suavidade na primeira vez e com concretude na segunda:
- Just following up on my email below.
- I wanted to check whether you'd had a chance to look at this.
- Sorry to chase, but I need an answer by Friday to keep this on track.
- Apologies if this has crossed with your reply.
Sorry to chase é uma fórmula padrão que permite ser insistente sem soar mal-educado.
Como recusar algo em um e-mail
- Unfortunately, I won't be able to…
- I'm afraid that isn't something we can do.
- Much as I'd like to, I don't have the capacity this month.
- Would an alternative work — could we…?
É justamente a alternativa proposta que evita que a recusa soe como uma porta fechada.
Como se desculpar em um e-mail
- Apologies for the delay in getting back to you.
- Sorry for the confusion — that was my mistake.
- Thank you for your patience. (melhor do que se desculpar pela terceira vez)
Uma desculpa soa profissional; três no mesmo e-mail soam preocupantes.
Detalhes técnicos onde costuma-se errar
- Reply all — só se a resposta for necessária para todos. É o incômodo de escritório mais frequente.
- CC — para informar, sem esperar ação. BCC — oculta os destinatários; serve para envios em massa, não para incluir alguém em silêncio.
- Anexos — mencione-os no texto (Please find attached…) e anexe o arquivo antes de redigir o e-mail.
- Encaminhamento — revise a conversa anterior: pode haver algo que o novo leitor não deveria ver.
O registro é marcado pela primeira linha e deve se manter até a última. Dear Ms Chen com um encerramento cheers soa a descuido — assim como um modelo oficial enviado a um colega que responde em duas linhas. A regra mais segura: iguale a formalidade do último e-mail recebido dessa pessoa.
Tudo junto
Dear Ms. Chen,
I'm writing to follow up on the proposal we discussed last week. Could you please confirm whether the budget has been approved?
Please let me know if you need anything else from my side.
Best regards,
Alex
E uma semana depois, o lembrete:
Hi Ms. Chen,
Sorry to chase — just following up on the below. We'd need confirmation by Friday to start on schedule.
Happy to jump on a quick call if that's easier.
Best,
Alex
A mesma estrutura, mais breve, com o motivo do prazo e uma proposta que facilita dizer sim.
Coloque à prova o que acabou de ler
O teste abaixo verifica se você sabe escolher a frase que soa profissional, e não apenas a que está gramaticalmente correta.