Cách viết email công việc bằng tiếng Anh
Cấu trúc và mẫu câu làm cho email lịch sự và chuyên nghiệp — lời chào, lời nhờ và lời kết dùng được ngay.
Email công việc đi theo một cấu trúc có thể đoán trước. Khi nắm được cấu trúc này cùng vài mẫu câu có sẵn, viết email không còn gây căng thẳng.
Cấu trúc
- Lời chào
- Lý do viết thư
- Lời nhờ hoặc thông tin chính
- Lời kết lịch sự
- Chữ ký
0. Tiêu đề email
Trước hết: nêu rõ ý chính, và nếu cần hành động gì thì ghi luôn trong tiêu đề.
- ✅ Invoice 4821 — payment query
- ✅ Friday's meeting — moved to 11:00
- 🚫 Question · 🚫 Hello · 🚫 Urgent!!
1. Lời chào
- Dear Mr. Smith, (trang trọng, khi bạn biết tên)
- Dear Sir or Madam, (trang trọng, khi bạn không biết tên)
- Hi Sarah, (thân thiện nhưng vẫn chuyên nghiệp, khi hai bên quen nhau)
2. Lý do viết thư
Nói vào ý chính một cách nhanh chóng và lịch sự.
- I'm writing to ask about...
- I'm reaching out regarding...
- I wanted to follow up on...
3. Lời nhờ lịch sự
Mệnh lệnh trực tiếp nghe thô lỗ trong email tiếng Anh — hãy làm mềm lời nhờ bằng các cấu trúc sau.
❌ Send me the report. ✅ Could you please send me the report? ✅ Would it be possible to get the report by Friday?
Mẫu câu càng dài thì nghe càng lịch sự:
| Mức độ thẳng thắn | Mẫu câu |
|---|---|
| trung tính | Could you send me…? |
| lịch sự | Would you be able to send me…? |
| rất lịch sự | I was wondering whether you might be able to… |
| dứt khoát nhưng đúng mực | Could you send this by Thursday, please? I need it for the review. |
Dòng cuối cùng quan trọng: lý do cụ thể cho thời hạn khiến sự dứt khoát này tự nhiên, không gây khó chịu.
4. Truyền đạt thông tin rõ ràng
- Please find attached...
- As discussed, here's...
- Just to confirm, the meeting is at 3 PM.
- For your reference, …
- To summarise: … — rồi tiếp tục dưới dạng danh sách. Email công việc hiếm khi được đọc nếu là đoạn văn dài.
5. Lời kết lịch sự
- Please let me know if you have any questions.
- Looking forward to hearing from you.
- Thanks in advance for your help.
6. Chữ ký
| Mức độ trang trọng | Chữ ký |
|---|---|
| Rất trang trọng | Yours sincerely, |
| Công việc thông thường | Best regards, |
| Hơi thân mật | Best, / Thanks, |
Nhắc lại
Trong tiếng Anh, lời nhắc đầu tiên nhẹ nhàng, còn lời nhắc thứ hai cụ thể hơn:
- Just following up on my email below.
- I wanted to check whether you'd had a chance to look at this.
- Sorry to chase, but I need an answer by Friday to keep this on track.
- Apologies if this has crossed with your reply.
Sorry to chase là cách nói chuẩn cho phép bạn kiên quyết mà không có vẻ thô lỗ.
Từ chối trong email
- Unfortunately, I won't be able to…
- I'm afraid that isn't something we can do.
- Much as I'd like to, I don't have the capacity this month.
- Would an alternative work — could we…?
Một phương án thay thế được đề xuất cụ thể khiến lời từ chối không nghe như cánh cửa đóng sầm.
Xin lỗi trong email
- Apologies for the delay in getting back to you.
- Sorry for the confusion — that was my mistake.
- Thank you for your patience. (tốt hơn là xin lỗi lần thứ ba)
Một lời xin lỗi nghe chuyên nghiệp; ba lần trong cùng một email lại gây lo ngại.
Những chi tiết kỹ thuật hay sai
- Reply all — chỉ khi câu trả lời thực sự cần cho tất cả mọi người. Đây là điều gây phiền nhiễu nhất ở văn phòng.
- CC — để thông báo, không mong chờ hành động. BCC — ẩn người nhận; dùng cho gửi hàng loạt, không phải để lén thêm ai đó.
- Tệp đính kèm — nhắc đến trong nội dung (Please find attached…) và đính kèm tệp trước khi viết email.
- Chuyển tiếp email — kiểm tra lịch sử trao đổi bên dưới: có thể có điều gì đó người đọc mới không nên thấy.
Văn phong được quyết định ở dòng đầu tiên và phải giữ cho đến dòng cuối cùng. Bắt đầu bằng Dear Ms Chen rồi kết thúc bằng cheers nghe cẩu thả — mẫu thư trang trọng gửi cho đồng nghiệp quen trả lời hai dòng cũng vậy. Quy tắc đáng tin cậy nhất: hãy khớp với mức độ trang trọng của email gần nhất bạn nhận từ người đó.
Ghép tất cả lại
Dear Ms. Chen,
I'm writing to follow up on the proposal we discussed last week. Could you please confirm whether the budget has been approved?
Please let me know if you need anything else from my side.
Best regards,
Alex
Và sau một tuần trôi qua — một lời nhắc:
Hi Ms. Chen,
Sorry to chase — just following up on the below. We'd need confirmation by Friday to start on schedule.
Happy to jump on a quick call if that's easier.
Best,
Alex
Cùng một cấu trúc, ngắn hơn, có lý do về thời hạn và lời đề nghị giúp thỏa thuận dễ dàng hơn.
Tự kiểm tra
Bài kiểm tra bên dưới kiểm tra khả năng chọn mẫu câu nghe chuyên nghiệp, chứ không chỉ đúng ngữ pháp.