Đọc nhanh: skimming, scanning và sàng lọc

Ở trình độ C2, trở ngại không còn là hiểu mà là khối lượng. Kỹ năng chuyên nghiệp ở đây là sàng lọc: quyết định nhanh và chính xác phần nào của một tài liệu dài xứng đáng nhận sự chú ý của bạn.

Ba tốc độ

Scanning — bắt lấy một yếu tố cụ thể. Mắt tìm hình dạng: con số, tên viết hoa, ngày tháng. Đây không phải đọc.

Skimming — dựng bản đồ. Câu đầu và câu cuối của mỗi đoạn, mọi tiêu đề phụ, mọi thứ in đậm. Kết quả là bạn biết cấu trúc và nắm được dàn ý của lập luận.

Đọc kỹ — chú ý toàn phần, từng chú thích cuối trang. Rất tốn kém. Hãy để dành cho lúc thật sự cần.

Sai lầm không phải là đọc chậm. Sai lầm là đọc kỹ một tài liệu mà thực ra chỉ cần lướt.

Hãy xác định câu hỏi của bạn trước

Tốc độ không đến từ việc di chuyển mắt nhanh hơn, mà từ việc hiểu mình đang tìm gì. Trước khi mở tài liệu dài, hãy hoàn thành câu này: tôi cần hiểu rằng, …

Người đọc có câu hỏi có thể bỏ qua hợp lý 90% của một báo cáo. Người đọc không có câu hỏi buộc phải đọc tất cả, vì điều gì cũng có thể hóa ra quan trọng.

Cách skimming đúng

Trong đoạn văn tiếng Anh, câu chủ đề thường ở câu đầu tiên. Vì thế chỉ đọc các câu đầu đã cho một bức tranh đầy đủ đáng ngạc nhiên. Thêm câu cuối của mỗi đoạn — như vậy bạn cũng bắt được các chỗ chuyển. Trong một số văn bản tiếng Việt, ý chính có thể đến sau phần dẫn dắt ở cuối đoạn, nên với tiếng Anh hãy tin vào quy ước câu đầu hơn là thói quen đọc tiếng mẹ đẻ.

Chỉ sau đó mới đọc đầy đủ những đoạn có câu đầu hứa hẹn điều bạn cần.

Ý nghĩa tập trung ở đâu

• Executive summary được viết để đọc tách rời, nhưng do bên có lợi ích viết. Hãy đọc, rồi kiểm tra ít nhất một tuyên bố với văn bản chính.
• Tiêu đề phụ là bộ khung có sẵn do tác giả dựng, miễn phí.
• Đoạn đầu và đoạn cuối của một phần mang luận đề và kết luận.
• Bảng và biểu đồ thường chứa điều mà phần văn bản lại làm mềm đi. Trong nhiều báo cáo, bảng mới là phiên bản của sự thật.
• Chú thích cuối trang và phụ lục là nơi cất giấu những ghi chú không dễ chịu.

Những tín hiệu cần làm bạn chậm lại

Một số cụm từ thật sự đánh dấu câu quan trọng, và bạn nên cố ý giảm tốc độ đọc trước những từ này:

• However, nevertheless, that said — quan điểm đang đổi hướng.
• Crucially, importantly, the key point — người viết trực tiếp nói điều họ coi là quan trọng.
• Except, unless, provided that, subject to — một điều kiện đang được đưa vào.
• Not, no, neither — phủ định dễ bị bỏ sót mà không hay biết nhất, và cái giá khi bỏ sót là đắt nhất.

Sàng lọc trong thực hành

Cho trước: báo cáo 60 trang và hai mươi phút.

1. Đọc mục lục và mọi tiêu đề phụ — hai phút. Hình dạng đã rõ.
2. Đọc executive summary — ba phút.
3. Lướt các câu đầu của mọi đoạn trong hai phần cần thiết — tám phút.
4. Đọc kỹ phần duy nhất làm cơ sở cho quyết định — năm phút.
5. Kiểm tra một bảng đối chiếu với một tuyên bố trong văn bản — hai phút.

Bạn sẽ biết nhiều hơn người đọc tài liệu đó từ đầu đến cuối suốt một giờ liền.

Cũng áp dụng cho hộp thư email

Cùng cách sàng lọc đó cũng hợp với tám mươi email, chỉ là vòng đầu nhanh hơn:

1. Chỉ người gửi và tiêu đề — chia thành xử lý tiếp, đọc, bỏ qua. Phần lớn rơi vào chồng thứ ba.
2. Mọi thứ trong nhóm "xử lý tiếp" được đọc để tìm yêu cầu và thời hạn, không phải điều gì khác.
3. Trong chuỗi email chuyển tiếp, hãy đọc từ dưới lên: tin nhắn gốc thường chứa cốt lõi của vấn đề.
4. Mọi thứ bạn sẽ xử lý tiếp hoặc trích dẫn chuyển sang đọc kỹ. Không có ngoại lệ.

Đọc từ màn hình

Đọc từ màn hình đã được chứng minh là kém cho trí nhớ và độ chính xác về chi tiết, và lý do mang tính thực tế, không huyền bí: cuộn nhiều hơn, bị phân tâm nhiều hơn, và hoàn toàn không có trí nhớ không gian về vị trí của điều gì trên trang.

Có hai cách bù đắp hiệu quả: phóng to cỡ chữ để dòng ngắn lại, và đưa ra khỏi trình duyệt mọi thứ thực sự cần hiểu — in ra, hoặc mở ở chế độ đọc không có thông báo.

Cái giá của tốc độ

Đọc lướt một cách nhất quán sẽ bỏ sót phủ định, điều kiện và dẫn nguồn — những thứ đảo ngược nghĩa. Mọi thứ sẽ làm cơ sở cho hành động hoặc trích dẫn của bạn đều phải được đọc kỹ. Tốc độ cần để quyết định đọc kỹ cái gì, và không bao giờ thay thế chính việc đọc.

Đọc lướt cũng thất bại một cách có thể đoán trước với một số loại văn bản: hợp đồng, mọi tài liệu sẽ được ký, hướng dẫn phải thực hiện, thơ và văn xuôi văn học, cùng mọi văn bản mà lập luận chỉ dựa vào một chú thích. Nhận ra tài liệu không hợp để đọc lướt cũng là một phần của kỹ năng này.

Sàng lọc là quyết định của chính bạn, không phải lỗ hổng trong hiểu biết. Quyết định rằng ba mươi trang là không quan trọng là một phán đoán bạn tự chịu trách nhiệm, và đôi khi quyết định đó sai. Thỏa thuận là vậy: bạn chấp nhận rủi ro nhỏ bỏ sót điều gì đó, đổi lại bạn đọc năm tài liệu thay vì một. Lập thỏa thuận này một cách có ý thức là chuyên nghiệp; làm theo phản xạ thì không.

Tự kiểm tra

Bài kiểm tra bên dưới nói về việc chọn chiến lược và về cái giá của tốc độ.