Cómo escribir un correo profesional en inglés
La estructura y las frases que hacen que un correo suene cortés y profesional — saludos, peticiones y cierres que puede usar de inmediato.
Un correo profesional sigue una estructura predecible. En cuanto domine esa estructura y unas cuantas frases ya hechas, escribir correos dejará de ser estresante.
Estructura
- Saludo
- Motivo del correo
- Petición o información principal
- Cierre cortés
- Firma
0. El asunto del correo
Antes que nada: indique el contenido, y si se necesita una acción, inclúyala en el asunto.
- ✅ Invoice 4821 — payment query
- ✅ Friday's meeting — moved to 11:00
- 🚫 Question · 🚫 Hello · 🚫 Urgent!!
1. Saludo
- Dear Mr. Smith, (formal, si conoce el nombre)
- Dear Sir or Madam, (formal, si no lo conoce)
- Hi Sarah, (cercano, pero todavía profesional, cuando ya se conocen)
2. Motivo del correo
Vaya al grano con rapidez y cortesía.
- I'm writing to ask about...
- I'm reaching out regarding...
- I wanted to follow up on...
3. Petición cortés
Las órdenes directas suenan bruscas en los correos en inglés — suavice las peticiones con estas construcciones.
❌ Send me the report. ✅ Could you please send me the report? ✅ Would it be possible to get the report by Friday?
Cuanto más larga la fórmula, más cortés suena:
| Grado de directness | Frase |
|---|---|
| neutral | Could you send me…? |
| cortés | Would you be able to send me…? |
| muy cortés | I was wondering whether you might be able to… |
| firme, pero correcto | Could you send this by Thursday, please? I need it for the review. |
La última línea es importante: es precisamente el motivo del plazo lo que hace que la firmeza resulte aceptable y no insistente.
4. Transmitir información con claridad
- Please find attached...
- As discussed, here's...
- Just to confirm, the meeting is at 3 PM.
- For your reference, …
- To summarise: … — y a continuación una lista. Los párrafos largos no se leen en el correo de trabajo.
5. Cierre cortés
- Please let me know if you have any questions.
- Looking forward to hearing from you.
- Thanks in advance for your help.
6. Firma
| Formalidad | Firma |
|---|---|
| Muy formal | Yours sincerely, |
| Estándar profesional | Best regards, |
| Algo informal | Best, / Thanks, |
Cómo recordar algo pendiente
El inglés recuerda con suavidad la primera vez y con concreción la segunda:
- Just following up on my email below.
- I wanted to check whether you'd had a chance to look at this.
- Sorry to chase, but I need an answer by Friday to keep this on track.
- Apologies if this has crossed with your reply.
Sorry to chase es una fórmula estándar que permite ser insistente sin resultar descortés.
Cómo rechazar algo en un correo
- Unfortunately, I won't be able to…
- I'm afraid that isn't something we can do.
- Much as I'd like to, I don't have the capacity this month.
- Would an alternative work — could we…?
Es precisamente la alternativa propuesta lo que evita que el rechazo suene como una puerta cerrada.
Cómo disculparse en un correo
- Apologies for the delay in getting back to you.
- Sorry for the confusion — that was my mistake.
- Thank you for your patience. (mejor que disculparse por tercera vez)
Una disculpa suena profesional; tres en el mismo correo resultan preocupantes.
Detalles técnicos en los que se suele fallar
- Reply all — solo si la respuesta es necesaria para todos. Es la molestia de oficina más frecuente.
- CC — para informar, sin esperar acción. BCC — oculta a los destinatarios; sirve para envíos masivos, no para incluir a alguien en silencio.
- Archivos adjuntos — menciónelos en el texto (Please find attached…) y adjunte el archivo antes de redactar el correo.
- Reenvío — revise la conversación anterior: puede haber algo que el nuevo lector no debería ver.
El registro lo marca la primera línea y debe mantenerse hasta la última. Dear Ms Chen con un cierre cheers se lee como descuido — igual que una plantilla oficial enviada a un compañero que responde en dos líneas. La regla más segura: iguale la formalidad del último correo recibido de esa persona.
Todo junto
Dear Ms. Chen,
I'm writing to follow up on the proposal we discussed last week. Could you please confirm whether the budget has been approved?
Please let me know if you need anything else from my side.
Best regards,
Alex
Y una semana después, el recordatorio:
Hi Ms. Chen,
Sorry to chase — just following up on the below. We'd need confirmation by Friday to start on schedule.
Happy to jump on a quick call if that's easier.
Best,
Alex
La misma estructura, más breve, con el motivo del plazo y una propuesta que facilita decir que sí.
Ponga a prueba lo que acaba de leer
El test de abajo comprueba si sabe elegir la frase que suena profesional, y no solo la que es gramaticalmente correcta.