چگونه نامهٔ کاری به انگلیسی بنویسیم
ساختار و عبارت‌هایی که نامه را مؤدبانه و حرفه‌ای می‌کنند — سلام‌ها، درخواست‌ها و پایان‌هایی که همین حالا قابل استفاده‌اند.
نامهٔ کاری از ساختاری قابل‌پیش‌بینی پیروی می‌کند. وقتی این ساختار و چند عبارت آماده را یاد بگیرید، نامه نوشتن دیگر استرس نیست. فارسی‌زبان‌ها که به عناوین مفصل («جناب آقای مهندس … با سلام و احترام») و مقدمه‌های طولانی عادت دارند، باید بدانند انگلیسی کوتاه‌تر و سر اصل مطلب است.
ساختار
- سلام
- دلیل نوشتن
- درخواست یا اطلاعات اصلی
- پایان مؤدبانه
- امضا
0. موضوع نامه
پیش از همه این: اصل مطلب را بگویید و اگر اقدامی لازم است آن را در موضوع بیاورید.
- ✅ Invoice 4821 — payment query
- ✅ Friday's meeting — moved to 11:00
- 🚫 Question · 🚫 Hello · 🚫 Urgent!!
1. سلام
- Dear Mr. Smith, (رسمی، اگر نام را می‌دانید)
- Dear Sir or Madam, (رسمی، اگر نمی‌دانید)
- Hi Sarah, (دوستانه ولی همچنان حرفه‌ای، وقتی از قبل آشنا هستید)
2. دلیل نوشتن
سریع و مؤدبانه به اصل مطلب برسید.
- I'm writing to ask about...
- I'm reaching out regarding...
- I wanted to follow up on...
3. درخواست مؤدبانه
دستورهای مستقیم در نامه‌های انگلیسی بی‌ادبانه‌اند — درخواست‌ها را با این ساختارها نرم کنید.
❌ Send me the report. ✅ Could you please send me the report? ✅ Would it be possible to get the report by Friday?
هرچه عبارت بلندتر باشد مؤدبانه‌تر خوانده می‌شود:
| صراحت | عبارت |
|---|---|
| خنثی | Could you send me…? |
| مؤدبانه | Would you be able to send me…? |
| بسیار مؤدبانه | I was wondering whether you might be able to… |
| محکم ولی بجا | Could you send this by Thursday, please? I need it for the review. |
سطر آخر مهم است: دلیلِ مهلت است که محکم‌بودن را قابل‌قبول می‌کند، نه مزاحم.
4. انتقال روشن اطلاعات
- Please find attached...
- As discussed, here's...
- Just to confirm, the meeting is at 3 PM.
- For your reference, …
- To summarise: … — و بعد به شکل فهرست. بندهای بلند در ایمیل کاری خوانده نمی‌شوند.
5. پایان مؤدبانه
- Please let me know if you have any questions.
- Looking forward to hearing from you.
- Thanks in advance for your help.
6. امضا
| میزان رسمیت | امضا |
|---|---|
| بسیار رسمی | Yours sincerely, |
| معمول کاری | Best regards, |
| کمی غیررسمی | Best, / Thanks, |
یادآوری
انگلیسی بار اول نرم و بار دوم مشخص یادآوری می‌کند:
- Just following up on my email below.
- I wanted to check whether you'd had a chance to look at this.
- Sorry to chase, but I need an answer by Friday to keep this on track.
- Apologies if this has crossed with your reply.
Sorry to chase فرمول استانداردی است که اجازه می‌دهد اصرار کنید بی‌آنکه بی‌ادب باشید.
رد کردن در نامه
- Unfortunately, I won't be able to…
- I'm afraid that isn't something we can do.
- Much as I'd like to, I don't have the capacity this month.
- Would an alternative work — could we…?
پیشنهاد جایگزین است که نمی‌گذارد رد کردن مثل دری بسته به گوش برسد.
عذرخواهی در نامه
- Apologies for the delay in getting back to you.
- Sorry for the confusion — that was my mistake.
- Thank you for your patience. (بهتر از عذرخواهی برای بار سوم)
یک عذرخواهی حرفه‌ای به نظر می‌رسد؛ سه تا در یک نامه نگران‌کننده.
جزئیات فنی‌ای که در آن‌ها اشتباه می‌کنند
- Reply all — فقط وقتی پاسخ برای همه لازم است. این رایج‌ترین دردسر اداری است.
- CC — برای اطلاع، انتظار اقدام نیست. BCC — گیرنده‌ها را پنهان می‌کند؛ برای ارسال‌های انبوه، نه برای اینکه کسی را پنهانی وارد کنید.
- پیوست‌ها — در متن از آن‌ها نام ببرید (Please find attached…) و فایل را پیش از نوشتن نامه ضمیمه کنید.
- ارسال مجدد — مکاتبهٔ پایین را بررسی کنید: شاید چیزی باشد که خوانندهٔ تازه نباید ببیند.
سبک زبان را سطر اول تعیین می‌کند و باید تا سطر آخر بماند. Dear Ms Chen با پایان cheers بی‌دقتی به نظر می‌رسد — همین‌طور قالب رسمی که برای همکاری فرستاده شود که با دو سطر جواب می‌دهد. مطمئن‌ترین قاعده: با میزان رسمیت آخرین نامه‌ای که از آن شخص گرفته‌اید هماهنگ شوید.
همه را کنار هم می‌گذاریم
Dear Ms. Chen,
I'm writing to follow up on the proposal we discussed last week. Could you please confirm whether the budget has been approved?
Please let me know if you need anything else from my side.
Best regards,
Alex
و یک هفته بعد — یادآوری:
Hi Ms. Chen,
Sorry to chase — just following up on the below. We'd need confirmation by Friday to start on schedule.
Happy to jump on a quick call if that's easier.
Best,
Alex
همان ساختار، کوتاه‌تر، با دلیل مهلت و پیشنهادی که پذیرفتن را آسان‌تر می‌کند.
خودتان را بسنجید
آزمون زیر می‌سنجد آیا می‌توانید عبارتی را انتخاب کنید که حرفه‌ای به گوش برسد، نه فقط از نظر دستوری درست باشد.