Membaca Surel dan Catatan Singkat
Cara memahami dengan cepat inti dari surel atau catatan singkat berbahasa Inggris: apa yang diminta dari Anda dan sampai kapan.
Hampir setiap pesan singkat melakukan salah satu dari tiga hal: menyampaikan informasi, menanyakan sesuatu, atau mengubah rencana. Jika Anda memahami mana yang sedang dilakukan, Anda telah memahami pesannya.
Temukan permintaannya
Dalam surel yang singkat, permintaan yang sesungguhnya biasanya tersembunyi di tengah. Perhatikan hal-hal berikut:
- Could you…? / Can you…? — permintaan. Ini adalah petunjuk paling penting.
- Please send… / Let me know… — ini juga permintaan.
- Just to let you know… — hanya informasi, tidak ada tindakan yang diminta.
- Sorry, but… — ada sesuatu yang berubah.
Hi Anna — hope you're well. Just to let you know the room has moved to B12. Could you tell Marek? Thanks!
Dua kalimat basa-basi dan satu permintaan sesungguhnya: Marek harus diberi tahu.
Temukan tenggat waktunya
Kata-kata tentang waktu biasanya menempati posisi kedua dalam hal kepentingan:
- by Friday — sampai akhir minggu.
- before the meeting — sebelum rapat.
- as soon as you can — segera, tanpa tenggat waktu yang pasti.
- no rush — tidak ada tenggat waktu.
- EOD / COB — sampai akhir hari / sampai akhir jam kerja.
- ASAP — sesegera mungkin.
Apakah pesan ini ditujukan untuk saya secara pribadi?
Dalam surel yang dikirim ke beberapa orang, perhatikan dahulu kolom penerima sebelum membaca isinya:
| Kolom | Artinya |
|---|---|
| To: Anda | tindakan atau jawaban diharapkan dari Anda |
| Cc: Anda | untuk informasi, biasanya tidak perlu dijawab |
| Bcc: | orang lain tidak melihat bahwa Anda menerima surel ini |
| FYI pada judul | untuk diketahui, tidak perlu tindakan |
| Action required | ada sesuatu yang perlu dilakukan |
| No action needed | tepat seperti artinya |
Meskipun Anda salah satu dari delapan penerima di kolom To:, permintaan tersebut mungkin tidak ditujukan untuk Anda — carilah nama Anda sendiri di dalam teks.
Awal dan akhir surel tidak membawa informasi
| Frasa | Artinya |
|---|---|
| Hope you're well | (tidak ada — ini hanya basa-basi) |
| Just a quick one | Pesan ini singkat |
| Thanks in advance | Saya yakin Anda akan melakukannya |
| Best / Regards | (salam penutup) |
Pada bacaan pertama, bagian-bagian ini bisa dilewati sepenuhnya.
Judul surel biasanya sudah menyampaikan hampir semuanya
Re: Friday's meeting — moved to 11:00
Re: dalam surel menunjukkan bahwa ini adalah balasan. Fwd: menunjukkan bahwa surel diteruskan — dan yang Anda perlukan mungkin berada di bawah, di bawah teks aslinya. Pada surel yang diteruskan, gulir ke bawah terlebih dahulu, baru kemudian baca bagian atasnya.
Surel otomatis
Surel semacam ini memiliki format yang baku, dan dari setiap surel hanya satu baris yang benar-benar diperlukan:
- Your order has been dispatched. — sudah dikirim
- Please verify your email address by clicking below. — konfirmasi bahwa itu benar-benar Anda
- Your booking is confirmed. Reference: KJ4821. — simpan nomor ini
- This is an automated message — please do not reply.
Tentang keamanan. Surel yang menciptakan rasa mendesak dan meminta Anda masuk ke akun — Your account will be suspended within 24 hours unless you verify now — adalah bentuk penipuan yang umum. Organisasi resmi tidak pernah meminta konfirmasi kata sandi atau data kartu melalui surel. Jika Anda ragu, masuklah ke situs secara langsung, bukan melalui tautan.
Catatan lebih singkat lagi
Gone to the shop. Back at 6. Dinner in the fridge — just heat it up. Don't forget to call your mum.
Dalam catatan, subjek kalimat sering dihilangkan: Gone berarti I have gone, Back at 6 berarti I will be back at 6. Yang paling penting di sini adalah instruksi di bagian akhir.
Metode
- Baca sekali untuk menemukan permintaan — baris yang mengandung Could you / Please.
- Baca sekali lagi untuk menemukan tenggat waktu — by, before, at.
- Lewati salam pembuka dan tanda tangan penutup.
Kesopanan bukanlah pesan itu sendiri. Dua pertiga dari surel kerja berbahasa Inggris yang singkat terdiri dari kata-kata sopan: salam pembuka, "saya harap semuanya baik-baik saja", "terima kasih sebelumnya", tanda tangan — semua ini sebenarnya hanya membungkus satu kalimat yang benar-benar meminta sesuatu. Kemampuan melihat di balik bungkusan ini adalah bagian besar dari keterampilan membaca surel kerja.
Surel yang sama, tanpa bungkusnya
Hi Tom, hope you had a good weekend! Just a quick one — could you send me the updated figures before Thursday's review? No rush otherwise. Thanks so much, Priya
Semua yang tidak dicetak tebal adalah bungkus. Pesannya adalah ini: angka-angka harus dikirim, sebelum hari Kamis.
Uji diri Anda
Tes di bawah ini berisi pesan-pesan singkat. Carilah apa yang diminta dari Anda dan sampai kapan.