Đọc email và ghi chú ngắn

Hầu như mọi tin nhắn ngắn đều làm một trong ba việc: thông báo, hỏi điều gì đó, hoặc đổi kế hoạch. Nếu bạn hiểu nó đang làm việc nào, bạn đã hiểu tin nhắn.

Tìm yêu cầu

Trong một email ngắn, yêu cầu thực sự thường nằm ở giữa. Hãy chú ý:

• Could you…? / Can you…? — lời nhờ. Đây là gợi ý quan trọng nhất.
• Please send… / Let me know… — cũng là yêu cầu.
• Just to let you know… — chỉ là thông tin, không yêu cầu hành động.
• Sorry, but… — có điều gì đó đã thay đổi.

Hi Anna — hope you're well. Just to let you know the room has moved to B12. Could you tell Marek? Thanks!

Hai câu xã giao và một yêu cầu thật sự: phải báo cho Marek.

Tìm thời hạn

Từ chỉ thời gian thường đứng thứ hai về tầm quan trọng:

• by Friday — đến hết tuần.
• before the meeting — trước cuộc họp.
• as soon as you can — sớm nhất có thể, không có thời hạn cụ thể.
• no rush — không có thời hạn.
• EOD / COB — đến hết ngày / đến hết giờ làm việc.
• ASAP — càng sớm càng tốt.

Tin nhắn này có dành cho riêng tôi không?

Với email gửi cho nhiều người, hãy xem ô người nhận trước khi đọc nội dung:

Ô	Nghĩa
To: là bạn	bạn được mong đợi hành động hoặc trả lời
Cc: là bạn	để biết, thường không cần trả lời
Bcc:	người khác không thấy bạn nhận email này
FYI ở tiêu đề	để biết, không cần hành động
Action required	có việc cần làm
No action needed	đúng như nghĩa của nó

Dù bạn là một trong tám người nhận ở ô To:, yêu cầu có thể không dành cho bạn — hãy tìm tên mình trong nội dung.

Phần mở đầu và kết thúc email không mang thông tin

Cụm	Nghĩa
Hope you're well	(không có gì — chỉ là xã giao)
Just a quick one	Tin nhắn này ngắn
Thanks in advance	Tôi tin là bạn sẽ làm
Best / Regards	(lời chào kết thúc)

Ở lần đọc đầu, có thể bỏ qua hoàn toàn những phần này. Tiếng Việt cũng có «Kính gửi…» và «Trân trọng» tương tự, và bạn quen bỏ qua chúng khi đọc email tiếng Việt.

Tiêu đề email thường đã nói gần hết

Re: Friday's meeting — moved to 11:00

Re: trong email cho biết đây là thư trả lời. Fwd: cho biết email được chuyển tiếp — và điều bạn cần có thể nằm ở phía dưới, dưới văn bản gốc. Với email chuyển tiếp, hãy cuộn xuống trước, rồi mới đọc phần trên.

Email tự động

Loại email này có định dạng chuẩn, và từ mỗi email chỉ một dòng thực sự cần:

• Your order has been dispatched. — đã được gửi đi
• Please verify your email address by clicking below. — xác nhận đó thật sự là bạn
• Your booking is confirmed. Reference: KJ4821. — hãy giữ mã này
• This is an automated message — please do not reply.

Về an toàn. Email tạo cảm giác khẩn cấp và yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản — Your account will be suspended within 24 hours unless you verify now — là dạng lừa đảo phổ biến. Các tổ chức chính thống không bao giờ yêu cầu xác nhận mật khẩu hay thông tin thẻ qua email. Nếu nghi ngờ, hãy vào thẳng trang web, không qua đường dẫn.

Ghi chú còn ngắn hơn

Gone to the shop. Back at 6. Dinner in the fridge — just heat it up. Don't forget to call your mum.

Trong ghi chú, chủ ngữ thường bị lược: Gone nghĩa là I have gone, Back at 6 nghĩa là I will be back at 6. Điều quan trọng nhất ở đây là chỉ dẫn ở cuối.

Phương pháp

1. Đọc một lần để tìm yêu cầu — dòng có Could you / Please.
2. Đọc lần nữa để tìm thời hạn — by, before, at.
3. Bỏ qua lời chào đầu và chữ ký cuối.

Phép lịch sự không phải là thông điệp. Hai phần ba các email công việc ngắn bằng tiếng Anh là lời lẽ lịch sự: lời chào đầu, «hy vọng bạn khỏe», «cảm ơn trước», chữ ký — tất cả chỉ bọc quanh một câu thực sự yêu cầu điều gì đó. Khả năng nhìn thấu lớp bọc này là một phần lớn của kỹ năng đọc email công việc.

Cùng email đó, không có lớp bọc

Hi Tom, hope you had a good weekend! Just a quick one — could you send me the updated figures before Thursday's review? No rush otherwise. Thanks so much, Priya

Tất cả những gì không in đậm là lớp bọc. Thông điệp là: phải gửi các con số, trước thứ Năm.

Tự kiểm tra

Bài kiểm tra bên dưới gồm các tin nhắn ngắn. Hãy tìm xem bạn được yêu cầu làm gì và đến khi nào.