Cuộc gọi điện thoại và email đơn giản bằng tiếng Anh

Giao tiếp công việc cơ bản đi theo những kịch bản nhất định. Nắm được các kịch bản ấy, bạn sẽ dễ dàng xử lý phần lớn cuộc gọi và email hằng ngày.

Nghe điện thoại

• Hello, this is Anna speaking.
• Good morning, ABC Company, how can I help you?

Lưu ý: trong tiếng Anh qua điện thoại người ta dùng this is, không phải «I am». This is Anna.

Gọi điện

• Hello, could I speak to Mr Brown, please?
• This is Anna from ABC Company.
• I'm calling about the invoice.

Khi có vấn đề

• Sorry, could you repeat that?
• Could you speak a little more slowly, please?
• The line is bad — I can't hear you.
• Could you hold for a moment?

Xin nhắc lại là chuyện bình thường và chuyên nghiệp. Giả vờ hiểu khi không hiểu thì không như vậy.

Cách đánh vần chữ cái và con số

Chính khi nói điện thoại, chi tiết hay bị mất, nên tiếng Anh có sẵn công thức để xác nhận chúng.

• How do you spell that? · Could you spell your surname for me?
• That's P for Papa, E for Echo… — đọc mỗi chữ cái bằng một từ là hoàn toàn bình thường.
• Let me read that back to you: 0-7-9-0…
• Sorry, was that fifteen or fifty?

Số điện thoại được đọc từng chữ số: số không đọc là oh, chữ số lặp lại đọc là double: oh-seven-nine-double four.

Nhận lời nhắn

• I'm afraid he's not available at the moment.
• Would you like to leave a message?
• Could you ask him to call me back?
• Can I take your name and number?

Để lại tin nhắn thoại

Hãy nói theo bốn phần sau, đúng thứ tự — tên, lý do, số điện thoại, việc cần làm:

Hi, this is Anna from ABC Company. I'm calling about Friday's delivery. Could you call me back on 020 7946 0055? Thanks.

Đọc số điện thoại thật chậm, và nếu quan trọng — hãy lặp lại hai lần.

Kết thúc cuộc trò chuyện

• Thank you for your help.
• Thanks, goodbye.
• I'll send that over this afternoon. (xác nhận bước tiếp theo trước khi cúp máy)

Email công việc ngắn

Email cũng được soạn đơn giản như vậy:

Subject: Meeting on Friday

Hi Tom,

Just a quick note to confirm our meeting on Friday at 10:00.

Please let me know if that still works for you.

Best regards,

Anna

Ba phần: bạn viết để làm gì → chi tiết → bạn cần gì từ người nhận.

Lời chào và chữ ký

Hãy chọn cặp thuộc cùng một mức độ trang trọng: lời chào trang trọng đi cùng chữ ký thân mật sẽ trông cẩu thả.

Tình huống	Lời chào	Chữ ký
đồng nghiệp đã quen	Hi Tom,	Thanks, · Best,
người chưa quen	Dear Tom,	Best regards,
trang trọng, không biết tên	Dear Sir or Madam,	Yours faithfully,

Còn một điều nữa: tiêu đề của email phải nêu rõ nội dung chính — Meeting on Friday, không phải Question hay Hello.

Những mẫu câu ngắn hữu ích

• Just a quick note to... — cho tin nhắn ngắn.
• Please find attached... — khi gửi tệp.
• Let me know if... — để xin phản hồi.
• Thanks in advance. — cảm ơn trước vì sự giúp đỡ.
• Sorry for the slow reply. — nếu bạn trả lời sau vài ngày.
• As discussed, … — nhắc đến cuộc trò chuyện trước đó.

Hãy nhắc lại mọi điều cần theo dõi tiếp. Giờ giấc, con số, tên và địa chỉ là những thứ mất đi đầu tiên trong tiếng nước ngoài, trong khi nhắc lại bằng lời chỉ mất ba giây: So that's Thursday at ten, at your office? Chưa có ai bị coi là kém năng lực vì xác nhận lại.

Cuộc gọi đơn giản

A: Good morning, ABC Company.

B: Hello, could I speak to Mr Brown, please? This is Anna from Delta.

A: I'm afraid he's in a meeting. Would you like to leave a message?

B: Could you ask him to call me back? It's about Friday's delivery.

A: Of course. Can I take your number?

B: It's 020 7946 0055. Let me read that back — oh-two-oh, seven-nine-four-six, double oh double five.

Mỗi mẫu câu ở đây được lấy từ các danh sách phía trên, và cả cuộc gọi chỉ kéo dài hai mươi giây.

Tự kiểm tra

Bài kiểm tra bên dưới bao gồm những mẫu câu xuất hiện trong hầu như mọi cuộc gọi và email hằng ngày.