Schnell lesen: überfliegen, suchen und aussortieren

Auf dem Niveau C2 ist nicht mehr das Verstehen die Grenze, sondern die Menge. Die berufliche Fertigkeit besteht hier im Aussortieren: schnell und treffsicher zu entscheiden, welche Teile eines langen Dokuments Ihre Aufmerksamkeit verdienen.

Drei Geschwindigkeiten

Scanning (gezieltes Suchen) – die Jagd nach einem bestimmten Element. Das Auge sucht eine Gestalt: eine Zahl, einen Eigennamen, ein Datum. Das ist kein Lesen.

Skimming (Überfliegen) – eine Karte erstellen. Der erste und der letzte Satz jedes Absatzes, alle Zwischenüberschriften, alles Fettgedruckte. Am Ende kennen Sie die Struktur und verstehen ungefähr die Argumentation.

Genaues Lesen – volle Aufmerksamkeit, jede Nuance. Teuer. Heben Sie es sich auf.

Der Fehler ist nicht Langsamkeit. Der Fehler ist, ein Dokument genau zu lesen, das nur einen Blick verlangte.

Zuerst die Frage festlegen

Geschwindigkeit entsteht nicht dadurch, dass sich die Augen schneller bewegen, sondern dadurch, dass Sie wissen, was Sie suchen. Bevor Sie ein langes Dokument öffnen, beenden Sie den Satz: Ich muss verstehen …

Wer eine Frage hat, darf zu Recht 90 % des Berichts beiseitelassen. Wer keine hat, muss alles lesen, weil sich alles als wichtig herausstellen könnte.

Wie man richtig überfliegt

In einem englischen Absatz steht das Thema in der Regel im ersten Satz. Deshalb ergibt es einen erstaunlich vollständigen Überblick, nur die ersten Sätze zu lesen. Nehmen Sie den letzten Satz jedes Absatzes dazu, und Sie erfassen auch die Übergänge.

Lesen Sie nur die Absätze ganz, deren erster Satz versprochen hat, was Sie brauchen.

Wo sich die Bedeutung konzentriert

• Die Executive Summary (Zusammenfassung für die Leitung) ist so geschrieben, dass sie für sich allein gelesen werden kann, aber sie stammt von einer Partei mit eigenem Interesse. Lesen Sie sie, und prüfen Sie dann eine Aussage im Haupttext nach.
• Die Zwischenüberschriften sind der fertige Gliederungsplan der Autorin oder des Autors, und zwar gratis.
• Der erste und der letzte Absatz eines Abschnitts tragen These und Schlussfolgerung.
• Tabellen und Diagramme enthalten oft das, was der Text abmildert. In vielen Berichten ist die Tabelle die ehrliche Fassung.
• Fußnoten und Anhänge sind der Ort, an dem sich die unbequemen Vorbehalte verstecken.

Signale, die Verlangsamen rechtfertigen

Bestimmte Ausdrücke kennzeichnen Sätze, die wirklich zählen, und bei ihnen sollten Sie bewusst langsamer werden:

• However, nevertheless, that said – die Position steht kurz vor einer Wende.
• Crucially, importantly, the key point – der Text sagt direkt, was wichtig ist.
• Except, unless, provided that, subject to – eine Bedingung wird eingeführt.
• Not, no, neither – die Verneinung übersieht man am leichtesten, und sie kostet am meisten, wenn man sie verpasst.

Aussortieren in der Praxis

Angenommen: ein Bericht von 60 Seiten und zwanzig Minuten Zeit.

1. Das Inhaltsverzeichnis und alle Zwischenüberschriften lesen – zwei Minuten. Die Gestalt zeichnet sich klar ab.
2. Die Executive Summary lesen – drei Minuten.
3. Die ersten Sätze aller Absätze der zwei Abschnitte überfliegen, die Sie interessieren – acht Minuten.
4. Den einen Abschnitt, von dem die Entscheidung abhängt, genau lesen – fünf Minuten.
5. Eine Tabelle mit einer Aussage im Text abgleichen – zwei Minuten.

Sie wissen dann mehr als jemand, der eine Stunde damit verbracht hat, das Dokument von vorn bis hinten ganz zu lesen.

Dasselbe gilt für den Posteingang

Dasselbe Aussortieren funktioniert auch bei achtzig E-Mails, aber der erste Durchgang geht schneller:

1. Nur Absender und Betreff – in handeln, lesen und ignorieren einsortieren. Die meisten landen im dritten Stapel.
2. Alles in „handeln“ wird auf die Bitte und die Frist gelesen, sonst nichts.
3. In weitergeleiteten Verläufen von unten nach oben lesen: Die ursprüngliche Nachricht enthält oft das Wesentliche.
4. Alles, worauf Sie reagieren oder was Sie zitieren werden, wird genau gelesen. Ohne Ausnahme.

Lesen am Bildschirm

Am Bildschirm zu lesen ist messbar schlechter, wenn es darum geht, sich Details zu merken und sie zu bemerken, und die Gründe sind praktisch, nicht geheimnisvoll: mehr Scrollen, mehr Unterbrechungen und keine räumliche Erinnerung daran, wo auf der Seite etwas stand.

Zwei Ausgleichsmaßnahmen, die funktionieren: Vergrößern Sie die Schrift, damit die Zeilen kürzer werden, und holen Sie alles, was Sie wirklich verstehen müssen, aus dem Browser heraus – drucken Sie es aus oder öffnen Sie es im Lesemodus, ohne Benachrichtigungen.

Was Geschwindigkeit kostet

Der schnelle Blick verliert zuverlässig Verneinungen, Bedingungen und Quellenangaben – genau das, was die Bedeutung umkehrt. Alles, worauf Sie handeln oder was Sie zitieren werden, muss genau gelesen werden. Geschwindigkeit dient dazu, zu entscheiden, was man genau liest, und ersetzt dieses Lesen nie.

Überfliegen scheitert außerdem vorhersehbar bei bestimmten Textsorten: Verträge, alles, was Sie unterschreiben werden, Anleitungen, denen Sie folgen werden, Lyrik und literarische Prosa und jeder Text, dessen Argumentation von einem einzigen Vorbehalt abhängt. Ein Dokument als ungeeignet zum Überfliegen zu erkennen, gehört ebenfalls zur Fertigkeit.

Aussortieren ist eine Behauptung von Ihnen, kein Ausweg. Zu entscheiden, dass dreißig Seiten nicht wichtig sind, ist ein Urteil, für das Sie einstehen, und manchmal wird es sich als falsch erweisen. Das ist der Handel: Sie nehmen ein kleines Risiko in Kauf, etwas zu verpassen, und lesen dafür fünf Dokumente statt einem. Diesen Handel bewusst abzuschließen ist professionell; ihn aus Gewohnheit abzuschließen ist es nicht.

Testen Sie, was Sie gelesen haben

Der Test unten betrifft die Wahl der richtigen Strategie und das, was Geschwindigkeit kostet.