Einfache Telefonate und E-Mails auf Englisch
Kurze, verlässliche Sätze für einfache Anrufe und Nachrichten bei der Arbeit: wie Sie anfangen, nachfragen und abschließen.
Die einfache Kommunikation bei der Arbeit folgt einem Drehbuch. Beherrschen Sie das Drehbuch, kommen Sie mit den meisten Routineanrufen und E-Mails zurecht.
Einen Anruf entgegennehmen
- Hello, this is Anna speaking.
- Good morning, ABC Company, how can I help you?
Beachten Sie: Am Telefon verwendet das Englische this is, nicht „I am“. This is Anna. Das entspricht dem deutschen „Hier spricht Anna“. Im Deutschen meldet man sich dagegen oft nur mit dem Nachnamen („Müller“); im Englischen nennt man den Vornamen oder die Firma, wie oben.
Selbst anrufen
- Hello, could I speak to Mr Brown, please?
- This is Anna from ABC Company.
- I'm calling about the invoice.
Wenn ein Problem auftritt
- Sorry, could you repeat that?
- Could you speak a little more slowly, please?
- The line is bad — I can't hear you.
- Could you hold for a moment?
Um Wiederholung zu bitten ist normal und professionell. Zu raten ist es nicht.
Wie man Buchstaben und Zahlen buchstabiert
Gerade am Telefon gehen Einzelheiten verloren, und zum Bestätigen hat das Englische feste Formeln.
- How do you spell that? · Could you spell your surname for me?
- That's P for Papa, E for Echo… – den Buchstaben durch ein Wort zu benennen ist völlig normal.
- Let me read that back to you: 0-7-9-0…
- Sorry, was that fifteen or fifty?
Telefonnummern werden im Englischen Ziffer für Ziffer gesagt, nicht in Zweiergruppen wie im Deutschen („vierundvierzig“): Die Null heißt oh, die Wiederholung heißt double: oh-seven-nine-double four.
Eine Nachricht entgegennehmen
- I'm afraid he's not available at the moment.
- Would you like to leave a message?
- Could you ask him to call me back?
- Can I take your name and number?
Eine Sprachnachricht hinterlassen
Beachten Sie vier Punkte, genau in dieser Reihenfolge: Name, Grund, Nummer, Aktion:
Hi, this is Anna from ABC Company. I'm calling about Friday's delivery. Could you call me back on 020 7946 0055? Thanks.
Sagen Sie die Nummer langsam, und wenn es wichtig ist, zweimal.
Das Gespräch beenden
- Thank you for your help.
- Thanks, goodbye.
- I'll send that over this afternoon. (bestätigen Sie den nächsten Schritt, bevor Sie auflegen)
Eine einfache E-Mail bei der Arbeit
E-Mails baut man mit derselben Einfachheit auf:
Subject: Meeting on Friday
Hi Tom,
Just a quick note to confirm our meeting on Friday at 10:00.
Please let me know if that still works for you.
Best regards,
Anna
Drei Teile: warum Sie schreiben → die Einzelheiten → was Sie von der Empfängerin oder dem Empfänger brauchen.
Anrede und Grußformel
Wählen Sie ein zusammenpassendes Paar: Eine förmliche Anrede mit einer lockeren Schlussformel wirkt nachlässig. Die Länge der englischen Formeln ähnelt den deutschen („Sehr geehrte Damen und Herren“, „Mit freundlichen Grüßen“). Neu ist, dass das Englische die Wahl danach trifft, ob man den Namen kennt (Dear Sir or Madam → Yours faithfully; Dear Tom → Best regards), und dass es schnell zu Hi und zum Vornamen wechselt.
| Situation | Anrede | Schlussformel |
|---|---|---|
| bekannte Kollegin oder bekannter Kollege | Hi Tom, | Thanks, · Best, |
| unbekannte Person | Dear Tom, | Best regards, |
| formell, Name unbekannt | Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, |
Noch ein Punkt: Der Betreff der E-Mail sollte den Inhalt nennen: Meeting on Friday, nicht Question oder Hello.
Nützliche Kurzsätze
- Just a quick note to... – für kurze Nachrichten.
- Please find attached... – wenn Sie eine Datei schicken.
- Let me know if... – Bitte um Antwort.
- Thanks in advance. – dankt im Voraus für die Hilfe.
- Sorry for the slow reply. – wenn Sie nach mehreren Tagen geantwortet haben.
- As discussed, … – Bezug auf ein früheres Gespräch.
Bestätigen Sie immer, worauf Sie später handeln müssen. Uhrzeit, Zahlen, Namen und Adressen gehen in einer Sprache, die nicht Ihre ist, als Erstes verloren, und sie laut zu wiederholen kostet drei Sekunden: So that's Thursday at ten, at your office? Niemand wurde je für weniger kompetent gehalten, weil er oder sie um Bestätigung gebeten hat.
Ein gewöhnlicher Anruf
A: Good morning, ABC Company.
B: Hello, could I speak to Mr Brown, please? This is Anna from Delta.
A: I'm afraid he's in a meeting. Would you like to leave a message?
B: Could you ask him to call me back? It's about Friday's delivery.
A: Of course. Can I take your number?
B: It's 020 7946 0055. Let me read that back — oh-two-oh, seven-nine-four-six, double oh double five.
Jeder Satz hier stammt aus den vorherigen Listen, und der ganze Anruf dauert zwanzig Sekunden.
Testen Sie Ihr Wissen
Der folgende Test deckt die Sätze ab, die in fast jedem Routineanruf und jeder E-Mail wiederkehren.