Appels et e-mails simples en anglais
Des phrases courtes et fiables pour les appels et messages de travail de base : comment commencer, préciser et conclure.
La communication de base au travail suit un scénario. Maîtrisez le scénario et vous viendrez à bout de la plupart des appels et e-mails de routine.
Répondre à un appel
- Hello, this is Anna speaking.
- Good morning, ABC Company, how can I help you?
Remarquez : au téléphone, l’anglais emploie this is, pas « I am ». This is Anna. Le français « Allô, ici Anna » fonctionne de la même manière.
Appeler vous-même
- Hello, could I speak to Mr Brown, please?
- This is Anna from ABC Company.
- I'm calling about the invoice.
Quand un problème survient
- Sorry, could you repeat that?
- Could you speak a little more slowly, please?
- The line is bad — I can't hear you.
- Could you hold for a moment?
Demander qu’on répète est normal et professionnel. Deviner, non.
Comment épeler des lettres et des nombres
C’est précisément au téléphone que les détails se perdent, et pour les confirmer, l’anglais a des formules toutes faites.
- How do you spell that? · Could you spell your surname for me?
- That's P for Papa, E for Echo… — nommer la lettre par un mot est tout à fait normal.
- Let me read that back to you: 0-7-9-0…
- Sorry, was that fifteen or fifty?
Les numéros de téléphone se disent chiffre par chiffre, et non par paires comme en français : le zéro se dit oh, la répétition se dit double : oh-seven-nine-double four.
Prendre un message
- I'm afraid he's not available at the moment.
- Would you like to leave a message?
- Could you ask him to call me back?
- Can I take your name and number?
Laisser un message vocal
Respectez quatre points, dans cet ordre exact : nom, motif, numéro, action :
Hi, this is Anna from ABC Company. I'm calling about Friday's delivery. Could you call me back on 020 7946 0055? Thanks.
Dites le numéro lentement, et si c’est important, deux fois.
Terminer la conversation
- Thank you for your help.
- Thanks, goodbye.
- I'll send that over this afternoon. (confirmez la prochaine étape avant de raccrocher)
Un e-mail de travail simple
Les e-mails se construisent avec la même simplicité :
Subject: Meeting on Friday
Hi Tom,
Just a quick note to confirm our meeting on Friday at 10:00.
Please let me know if that still works for you.
Best regards,
Anna
Trois parties : pourquoi vous écrivez → les détails → ce dont vous avez besoin de la part du destinataire.
Formules d’appel et de politesse finale
Choisissez un couple d’une seule ligne : une formule d’appel formelle avec une formule de fin familière paraît négligée. En anglais, les formules finales sont bien plus courtes qu’en français (« Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées » devient simplement Yours faithfully).
| Situation | Formule d’appel | Formule de fin |
|---|---|---|
| collègue connu | Hi Tom, | Thanks, · Best, |
| personne inconnue | Dear Tom, | Best regards, |
| formel, nom inconnu | Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, |
Autre point : l’objet de l’e-mail doit nommer le contenu : Meeting on Friday, pas Question ni Hello.
Phrases courtes utiles
- Just a quick note to... — pour les messages brefs.
- Please find attached... — quand vous envoyez un fichier.
- Let me know if... — demande de réponse.
- Thanks in advance. — remercie à l’avance de l’aide.
- Sorry for the slow reply. — si vous avez répondu après plusieurs jours.
- As discussed, … — référence à une conversation précédente.
Confirmez toujours ce sur quoi vous allez devoir agir. L’heure, les nombres, les noms et les adresses sont ce qui se perd en premier dans une langue qui n’est pas la vôtre, et les répéter à voix haute coûte trois secondes : So that's Thursday at ten, at your office? Personne n’a jamais été jugé moins compétent pour avoir demandé une confirmation.
Un appel ordinaire
A : Good morning, ABC Company.
B : Hello, could I speak to Mr Brown, please? This is Anna from Delta.
A : I'm afraid he's in a meeting. Would you like to leave a message?
B : Could you ask him to call me back? It's about Friday's delivery.
A : Of course. Can I take your number?
B : It's 020 7946 0055. Let me read that back — oh-two-oh, seven-nine-four-six, double oh double five.
Chaque phrase ici provient des listes précédentes, et tout l’appel dure vingt secondes.
Testez vos connaissances
Le test ci-dessous couvre les phrases qui reviennent dans presque tout appel ou e-mail de routine.