تماس‌های تلفنی و نامه‌های ساده به انگلیسی

ارتباط پایهٔ کاری از یک سناریو پیروی می‌کند. سناریو را یاد بگیرید تا از پس بیشتر تماس‌ها و نامه‌های معمول برآیید.

جواب دادن به تماس

• Hello, this is Anna speaking.
• Good morning, ABC Company, how can I help you?

توجه کنید: در تلفن انگلیسی this is می‌گوید، نه «I am». This is Anna. فارسی‌زبان‌ها که با «من علی هستم» تلفن را جواب می‌دهند اغلب I am Ali می‌گویند — انگلیسی تلفنی این را نمی‌خواهد.

خودتان تماس می‌گیرید

• Hello, could I speak to Mr Brown, please?
• This is Anna from ABC Company.
• I'm calling about the invoice.

وقتی مشکلی پیش می‌آید

• Sorry, could you repeat that?
• Could you speak a little more slowly, please?
• The line is bad — I can't hear you.
• Could you hold for a moment?

خواستن تکرار عادی و حرفه‌ای است. حدس زدن نه.

چگونه حرف و عدد را دیکته کنیم

جزئیات دقیقاً در گفتگوی تلفنی گم می‌شوند و انگلیسی برای تأیید آن‌ها فرمول‌های آماده دارد.

• How do you spell that? · Could you spell your surname for me?
• That's P for Papa, E for Echo… — گفتن حرف از راه یک واژه کاملاً عادی است.
• Let me read that back to you: 0-7-9-0…
• Sorry, was that fifteen or fifty?

شمارهٔ تلفن رقم‌به‌رقم گفته می‌شود: صفر oh است، تکرار double: oh-seven-nine-double four.

گرفتن پیام

• I'm afraid he's not available at the moment.
• Would you like to leave a message?
• Could you ask him to call me back?
• Can I take your name and number?

گذاشتن پیام صوتی

در چهار مورد و دقیقاً به همین ترتیب بگنجانید — نام، دلیل، شماره، اقدام:

Hi, this is Anna from ABC Company. I'm calling about Friday's delivery. Could you call me back on 020 7946 0055? Thanks.

شماره را آهسته بگویید و اگر مهم است، دو بار.

پایان دادن به گفتگو

• Thank you for your help.
• Thanks, goodbye.
• I'll send that over this afternoon. (گام بعدی را پیش از گذاشتن گوشی تأیید می‌کنیم)

نامهٔ کاری کوتاه

نامه‌ها هم همین‌قدر ساده ساخته می‌شوند:

Subject: Meeting on Friday

Hi Tom,

Just a quick note to confirm our meeting on Friday at 10:00.

Please let me know if that still works for you.

Best regards,

Anna

سه بخش: چرا می‌نویسید ← جزئیات ← چه چیزی از مخاطب می‌خواهید.

خطاب و امضا

یک جفت هم‌سطح بردارید: خطاب رسمی با امضای محاوره‌ای شلخته به نظر می‌رسد.

موقعیت	خطاب	امضا
همکار آشنا	Hi Tom,	Thanks, · Best,
فرد ناآشنا	Dear Tom,	Best regards,
رسمی، نام نامعلوم	Dear Sir or Madam,	Yours faithfully,

و نکتهٔ دیگر: موضوع نامه باید اصل مطلب را بگوید — Meeting on Friday، نه Question یا Hello.

عبارت‌های کوتاه مفید

• Just a quick note to... — برای پیام‌های کوتاه.
• Please find attached... — وقتی فایلی می‌فرستید.
• Let me know if... — درخواست پاسخ.
• Thanks in advance. — پیشاپیش از کمک تشکر می‌کنیم.
• Sorry for the slow reply. — اگر چند روز بعد جواب داده‌اید.
• As discussed, … — ارجاع به گفتگوی قبلی.

هر چیزی را که باید بر اساسش عمل کنید دوباره بپرسید. ساعت، عدد، نام و نشانی در زبان غیرمادری اول از همه گم می‌شوند و تکرار با صدای بلند سه ثانیه می‌ارزد: So that's Thursday at ten, at your office? تا حالا کسی را به خاطر دوباره پرسیدن کم‌صلاحیت‌تر ندانسته‌اند.

یک تماس عادی

A: Good morning, ABC Company.

B: Hello, could I speak to Mr Brown, please? This is Anna from Delta.

A: I'm afraid he's in a meeting. Would you like to leave a message?

B: Could you ask him to call me back? It's about Friday's delivery.

A: Of course. Can I take your number?

B: It's 020 7946 0055. Let me read that back — oh-two-oh, seven-nine-four-six, double oh double five.

هر جمله از فهرست‌های بالا برداشته شده و کل تماس بیست ثانیه طول می‌کشد.

خودتان را بسنجید

آزمون زیر عبارت‌هایی را می‌پوشاند که تقریباً در هر تماس و نامهٔ معمول پیش می‌آیند.